Apps para tasadores: 07: Una buena calculadora. Excel

Con números se puede demostrar cualquier cosa.

Thomas Carlyle (1795-1881) Historiador, pensador y ensayista inglés. 

Excel es la versión sofisticada del cuaderno en lenguaje matemático. Una compañera mía de carrera y MBA dice que Excel es el programa que mueve el mundo. No le falta razón, pero hay pocos tasadores que sepan hacer un uso adecuado de Excel. En España cada Empresa Tasadora utiliza su propio programa de tasación que simplifica mucho la labor de introducción de datos y procesamiento de información, pero el problema es que nos acostumbramos a ello y no somos capaces de realizar un simple análisis más allá del programa de turno (y reconozcamos que a las personas que diseñan estos programas tampoco les interesa que vayamos más allá, al fin y al cabo, la tasación es un negocio de volumen). En América Latina estos programas aún están en desarrollo o tienen un bajo nivel de implantación y la herramienta a utilizar es el Excel. Saber qué hace y cómo lo hace es clave si quieres entregar un dato o un análisis correcto. Excel puede ayudarte a ratificar un valor de forma argumentada o a descartarlo. Es sorprendente la cantidad de datos implícitos que se esconden en un estudio de mercado, por muy simple que éste pueda ser y que a ti te pueden ayudar a entender mejor la propiedad que estás analizando o el trabajo que estás haciendo.

Hay cursos fantásticos de Excel por ahí que te pueden ayudar a sacarle el máximo provecho. Yo no he hecho ninguno de ellos y mi nivel de usuario es razonablemente elevado. Con esto quiero decir que este programa puede llegar a utilizarse con ciertas garantías simplemente con algo de dedicación y con muchísimo cuidado. Cada vez que me llegaba una hoja de cálculo, me metía a fondo a analizar hasta la última fórmula, a entender su funcionamiento y comprender sus resultados. Al final he acabado sabiendo lo suficiente como para definir hojas de cálculo para evaluaciones de proyectos, comparaciones de mercado, análisis de costos, seguimiento de obras o flujos de cajas entre otros, incluyendo gráficos y textos automáticos que incorporamos en los informes. Todo a base de prueba y error. Una y otra vez. Debo ser muy friki porque la verdad es que hasta me parece entretenido.

De todas formas, tengo una web de referencia: Excel Total. En esta página he encontrado resueltas todas las dudas que he ido encontrando a medida que diseñaba mis planillas. Incluso puedes bajarte fórmulas y macros de forma que gran parte del trabajo está hecho. Es genial. Otra opción es teclear directamente en Google la duda que tienes y te sale una lista de resultados de webs donde se resuelve. No hay excusas para no aprender.

Uso de Excel

Para el tasador, Excel (o cualquier hoja de càlculo) es una magnífica opción para alcanzar una opinión de valor cuando no tenemos acceso a alguno de los sofisticados (...) programas que utilizan las Empresas Tasadoras. Una buena planilla, revisada y sin errores, puede llevarte a una conclusión de valor argumentada y defendible, puede arrojarte gráficos que respalden tus argumentos y darte algunos textos predefinidos que te faciliten el montaje de tus informes. Por ejemplo:

- En análisis comparativo puedes hacer:

•  Que la homogneización que depende de factores numéricos (superficie, antigüedad, número de pisos, de ascensores, número de dormitorios, baños, etc.) sea automática y coherente con el resto de los comparables. También puedes controlar el rango de ajuste (+- 5, 10, 15%...). con esto ya te ahorras el 50% del trabajo de homogeneización como poco.
• Puedes obtener el nivel de homogeneización de cada referente, de forma que obtengas el porcentaje de ajuste de cada uno de ellos. Si defines a partir de qué porcentaje el comparable deja de ser similar a tu propiedad, puedes hacer incluso que te salga una alerta (por ejemplo: puedes definir que si un testigo es ajustado por encima del 20%, Excel te diga que lo sustituyas porque estás comparando peras con manzanas).
• Si haces un análisis de rentas de mercado en paralelo, Excel te puede estar dando en tiempo real el Cap Rate de mercado para transformar arriendos en datos de venta. Si sabes a qué Cap Rate se transan las propiedades en el sector, es un indicativo de cómo está el mercado o de si tu homologación está desvirtuada.

- En el análisis de reposición puedes automatizar la depreciación así como el valor según la tipología y la edad de la edificación.

- En el seguimiento de obras puedes hacer cosas tan útiles como detectar automáticamente retrasos en obra según la programación prevista. Incluso puedes saber cuánto exactamente va retrasada y qué día se terminará la obra de seguir el ritmo actual (en Chile según mi experiencia y un estudio realizado por nosotros, al menos el 80% de las obras analizadas estaban retratadas un promedio de un 20% sobre la programación original).

- Un análisis de flujos es prácticamente necesario hacerlo con Excel. Además de ratios de rentabilidad puedes hacer análisis de sensibilidad inmediatos (que se pueden exportar al informe) para ver cómo afectan las distintas variantes (entre ellas, la famosa tasa de descuento).

Normalmente, en el sector de la valoración se trabaja con Excel y con Word. Excel para realizar los cálculos y Word para plasmar el informe. Igual que me encanta Excel, tengo un montón de reservas con Word (ya os dije que prefiero los txt), pero es el estandar de mercado y hay que adaptarse a él. Narrative 1 exporta directamente los datos del Excel al Word, de forma que una vez definida una planilla en Excel, sólo tienes que cambiar los datos para obtnener un nuevo informe en Word. El problema es que Narrative 1 sólo se puede utlizar bajo licencia, que además resulta ser cara. 

Limitaciones de Excel

El tremendo problema con Excel no es de Excel, sino nuestro. Un error de teclado y todos los magníficos resultados y análisis que puedas obtener no valen un pimiento. Y cuando tienes cientos de inputs que meter, te aseguro que es sumamente fácil dejarte un cero o poner una coma en mala posición. Por ello, gran parte de los esfuerzos de los que diseñan este tipo de hojas (o diseñamos, cuando nos toca) se centra en la correcta entrada de datos. Uno de los métodos más comunes es el de doble entrada, de forma que la planilla te solicita meter el mismo dato dos veces de forma manual, de forma que si las dos entradas no coinciden exactamente, se levanta una alerta. Otra forma de verificar los datos es a través de la comprobación de los órdenes de magnitud de los resultados que obtienes, pero este método es menos fiable.

La probabilidad de error por entradas de datos en Excel se multiplica exponencialmente a medida  que se complejiza la hoja de datos. Además se hace cada vez más difícil detectar la fuente potencial de error. No digamos ya si el error viene en una fórmula, cosa que puede resultar bastante común por otra parte. Por ello, surgen programas en paralelo que minimizan esas posibilidades. Argus es un programa especializado en flujos de caja que soporta inumerables inputs y los combina de forma precisa arrojando resultados que son totalmente fidedignos al modelo empleado, pero la licencia de Argus es incluso más cara que la de Narrative 1.

Lo cierto es que no hay que olvidar que Excel no es más que una herramienta. Uno debe tener control sobre ella. Si en algún momento se tiene la sensación de que no se controla lo que se está haciendo o de que no se sabe qué se está entregando, lo mejor es dar un paso atrás y revisar los resultados. Al fin y al cabo, un cliente insatisfecho no le va a reclamar a Bill Gates, sino a ti.

La Tasación Multicriterio (por Juan Carlos Piracés)

Hoy tenemos invitado en el blog, así que poneos la ropa de domingo para recibir a Juan Carlos Piracés, ex compañero mío en Tinsa y amigo a pesar de ello. Juan Carlos ha sido responsable del área de tasaciones del Banco De Chile y Director Técnico de Tinsa Chile, entre otros. Ahora reparte su tiempo a la consultoría, a dar clases en la universidad, o preparar conferencias en los círculos de tasación iberoamericanos. Debe ser una de las 5 personas que más sepan sobre tasación en Latino América y para mí es un honor tenerle en el blog. Disfruten.

La Tasación Multicriterio

Tasar es medir el precio hipotético más probable al que razonablemente se podría vender un bien en condiciones normales de mercado. Es sencillo de decir pero difícil de realizar (y por eso se requieren nuestros servicios) por la escasa transparencia del mercado inmobiliario y la heterogeneidad de los bienes, con localizaciones únicas e irrepetibles. Y ello se refleja en una diversidad de valores.

Estimamos el valor de un inmueble principalmente comparando los precios de propiedades parecidas que estén o hayan estado disponibles recientemente en el mercado (testigos). Mientras más prolija y precisa sea la información sobre sus atributos, más fácil nos será compararlos pero, a veces, la presión del cliente y del tiempo nos hace (ab)usar de los portales inmobiliarios, y olvidamos la sana y necesaria rutina de conocer los testigos y verificar los datos o, peor aún, caemos en buscar los testigos a partir del precio esperado por el cliente, mala praxis que permite justificar cualquier valor.

Pero tasar no es solo obtener datos y promediar sus valores para luego extrapolarlo al inmueble problema; esto lo hace cualquiera incluyendo al comprador, que sí ha inspeccionado muchas propiedades parecidas, tal vez las mismas que seleccionamos como testigos.

En la práctica, sabemos que dichos testigos serán similares al inmueble tasado pero no idénticos, por lo que necesitamos homologarlos, hacerlos equivalentes, antes de interpolar sus valores. Preguntándonos cuánto más o menos estaría dispuesto a pagar un potencial comprador medio interesado en la propiedad por la sola incidencia de cada diferencia de atributos, pretendemos neutralizar su efecto sobre el valor.

Obviamente, si no observamos en detalle el bien tasado y su entorno (para eso los inspeccionamos) así como los testigos elegidos, no podremos compararlos ni homologarlos ni menos asegurar, con una certeza aceptable, que nuestros datos y análisis de valor son válidos y representativos de su mercado.

Pero la homologación tradicional, basada en nuestra sensibilidad y experiencia, tablas de dudoso origen o producto de algún sistema automatizado que no controlamos, es cuestionable y difícil de respaldar pues presenta una alta dosis de subjetividad, a veces sin claros fundamentos técnicos, económicos o estadísticos, especialmente si los atributos intangibles son relevantes en el valor. Y nuestro Valor de Tasación solo será válido y confiable si podemos demostrarlo y si otros tasadores, con los mismos datos, obtienen resultados similares. ¿Cómo superar estos procedimientos tradicionales?

Aquí es donde la Valoración Multicriterio (VM) nos puede ayudar. Aplicada a la tasación inmobiliaria, la conocemos por las investigaciones de los doctores J. Aznar y F. Guijarro, de la U. Politécnica de Valencia, sobre las teorías de decisión multicriterio.[1]

La VM nos aporta un conjunto de procedimientos racionales para medir los valores de los inmuebles y criterios para seleccionar la solución más adecuada, con una lógica sencilla pero con un sólido fundamento teórico y matemático, ampliamente probados en otros ámbitos y que están diseñados para situaciones en las que se dispone de escasa información, algo habitual en tasaciones, e incluso para integrar las opiniones de distintos expertos. Estos procedimientos y cálculos pueden ser revisados por terceros independientes ante cualquier problema o discrepancia.

Y son metodologías que están a nuestro alcance, fáciles de automatizar en planillas como Excel, que mejoran y hacen más eficientes y precisos nuestros análisis de valor, y que permiten demostrar que nuestro trabajo tiene fundamentos y es objetivo, dentro de lo posible.

Tal vez la metodología VM más interesante es el Proceso Analítico Jerárquico (AHP), que permite cuantificar la información subjetiva asociada a variables cualitativas, esos atributos intangibles que busca la demanda pero imposibles de medir con las técnicas tradicionales, tales como la orientación, la vista, los vecinos, la mejor o peor situación urbana, etc., que muchas veces son los de mayor relevancia en el valor de un inmueble. Ante ellos las personas definen criterios y prioridades no siempre del todo racionales ni objetivos, influenciados por sus gustos, aspiraciones y modas, que les permiten establecer preferencias entre los distintos inmuebles que analizan, seleccionar el que mejor cumple con sus expectativas y decidir el monto por el que están dispuestos a adquirirlo.

Esta subjetividad hace del mercado inmobiliario un fenómeno complejo, impredecible para muchos. Y como tasadores tampoco podemos obviar la relevancia de la intuición en nuestra propia capacidad analítica, producto de muchas experiencias y saberes previos. El desafío es transformar estas “apreciaciones subjetivas” en algo tan objetivo como sea posible, que permita ser examinada críticamente por un tercero.

AHP es similar al proceso de comparación y homologación, pero más refinado para lograr un tratamiento objetivo de lo subjetivo: identificados los testigos comparables (alternativas) y definidos los atributos relevantes (variables explicativas o criterios) para medir el precio del bien tasado (meta), se ordenan en una jerarquía para facilitar las comparaciones.

Luego, usando una única escala de orden, la “escala fundamental de comparación por pares” (ver cuadro adjunto), se comparan entre sí evaluando el grado de las preferencias o prioridades de los individuos ante la presencia o ausencia de cada atributo en el inmueble. Es una escala muy sencilla, fácil de entender, recordar y aplicar, que agiliza los juicios comparativos acotando nuestra eventual subjetividad. Estos juicios, en sus equivalentes numéricos, se registran en matrices de comparación pareada y mediante matemática matricial se determina el peso de cada atributo para cada testigo y si existe (in)consistencia de nuestros juicios. Estos resultados se pueden integrar a un modelo cuantitativo

 En el proceso de tasación medimos y verificamos muchos atributos del inmueble y de los testigos, lo cual se refleja en un conjunto de datos numéricos de distintas magnitudes, que suponemos asociados con el valor del bien. Pero ¿qué nos dicen esos números? ¿reflejan alguna relación, evidente o no, entre los valores y los atributos de los inmuebles? ¿qué información implícita u oculta hay en ellos que nos ayude en la tasación? ¿A qué procedimientos de evaluación racionales y consistentes podemos recurrir en nuestro problema de tasación?

Si bien existen metodologías matemático-estadísticas[2] que intentan responder esas interrogantes, en el día a día, no podemos recurrir a ellas pues son complejas, necesitan de aplicaciones informáticas que no siempre dominamos y, principalmente, porque no disponemos de la gran cantidad de datos que requieren ni del tiempo para buscarlos.

Estas restricciones no afectan a los modelos VM: funcionan con pocos testigos incluso algunos que se alejan del resto de la muestra, testigos anómalos o outliers pero que, tal vez, ¡¡¡podrían ser los más parecidos al inmueble tasado!!! También requieren pocas variables explicativas del valor. Solo aquellos atributos del inmueble, del entorno o del mercado que, como tasadores, consideremos intuitivamente más relevantes y comprensibles para describir nuestro problema así como para seleccionar y evaluar los testigos.

Interesa que estos atributos o variables sean independientes entre sí para que nos aporten información distinta (bajo coeficiente de correlación entre ellas), que sean coherentes (si dos testigos tienen la misma calificación en todas las variables, la mejora de uno de ellos en una variable implica que se le prefiere, que tiene un valor mayor, respecto del otro testigo) y que exista variabilidad en los valores de los atributos considerados (alta desviación estándar en la muestra). Si para un atributo los valores de los testigos son muy similares, ese atributo no será relevante para nuestro análisis pues no tiene capacidad para explicar las variaciones de los precios observados. La variabilidad es esencial. “En pocas palabras, ¡las variables deben variar!” (D. Gujarati, autor del libro “Principios de Econometría”).

Estos modelos nos permiten estimar el valor en función de todas las variables cuantitativas disponibles y la ponderación de los testigos, evitando la proporcionalidad. Todos intentan acercarse lo más posible a los valores reales. De los distintos modelos cuantitativos VM, los de Programación por Metas son los más potentes pues su formulación está orientada, precisamente, a minimizar esas desviaciones o distancias a los valores reales.

Se pueden resolver con Solver de Excel

Pero no son modelos explicativos del mercado, en sentido estricto. Sus ecuaciones de valor solo reflejan la existencia de relaciones numéricas entre los datos analizados pues están construidas a medida para el inmueble problema, los testigos y las variables contempladas, es decir, solo sirven para ese caso específico. Si cambiamos alguno de los testigos, variará la función de tasación y, en consecuencia, el precio estimado para el inmueble problema. En consecuencia, no nos sirven de referencia para un proceso de homologación, ni podemos aplicar sus resultados a otras tasaciones donde disponemos de diferente información.

En la práctica es frecuente que utilicemos varios modelos para medir el valor un bien y, al final del proceso, tendremos tantos valores como modelos usados. ¿Cuál será el más representativo de la realidad del mercado del inmueble tasado (nuestra muestra)? ¿Cuál elegiremos? Aplicar la media, solución fácil, rápida y conocida, supone que los bienes son idénticos, lo cual es irreal.

VM nos proporciona varios criterios de decisión, siendo el más sencillo la Distancia Manhattan, que es la suma de las diferencias absolutas entre los valores reales de los testigos y los valores recalculados por cada modelo. El modelo seleccionado es el que proporciona el conjunto de resultados más cercano a los valores originales, el que tiene la menor distancia. Es un método poco sensible a la existencia de datos extremos, al contrario de las ecuaciones econométricas que elevan estas desviaciones al cuadrado, con lo cual los datos extremos tienen mayor influencia en la función de valor. 

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[1]    Su libro “Nuevos Métodos de Valoración -Modelos Multicriterio”, 2ª edición 2012, está disponible gratuitamente en la librería virtual de la Politécnica.

[2]    Econometría tradicional y espacial, redes neuronales, matemáticas difusas, análisis factorial, etc.

La primera referencia

De todos los métodos de valoración existentes, a nadie se le escapa que el de Comparación es el más importante de ellos. No porque sea el más utilizado, que lo es, sino porque es el más intuitivo de todos. El método de Comparación (o aproximación por comparación) supone la base de toda valoración. Una comparación razonada y bien argumentaba es la base de una buena tasación.

La comparación está presente siempre de una forma o de otra, incluso cuando no podemos aplicarla directamente. Incluso si no es posible aplicar el método de forma directa, la necesitamos de forma indirecta. Algunos ejemplos:

• Comparación de costes en el método del coste de construcción. Al fin y al cabo, lo que estamos diciendo es que si construir un edificio cuesta X, construir el mío costará X, Y o Z dependiendo de la edad o de su estado actual.
• Comparación de rentas en aproximaciones por ingresos. Si bien, cuando existen rentas generadas o potenciales rentas generadas el método es la capitalización directa, ésta se basa en una renta obtenida por comparación con otras rentas de mercado.
• Comparación de gastos en aproximaciones por ingresos. Igualmente, es difícil considerar los gastos de un flujo o capitalización si no es por la experiencia que tenemos de gastos en activos semejantes. Es pues, otra comparación.
• Comparación de tasas de descuento. De la misma forma, la manera más eficaz de determinar una tasa es por la experiencia de mercado que podamos tener de operaciones semejantes. Aquí son las tasas de descuento las que se comparan. Pero hay comparación.

Independientemente de lo que se esté comparando, saber realizar los ajustes de los valores de los referentes de una forma adecuada es básico para llegar a un valor correcto. Pero la homogeneización (que es como se conoce al proceso de ajuste de esos referentes) no es de lo que quiero hablaros aquí. Os pondré un ejemplo elemental: si uno compara una manzana con muchas peras, puede llegar a la conclusión de que su manzana es una pera, cuando no lo es... Elegir los referentes adecuadamente es fundamental. Si uno cree que su propiedad vale 100, puede que mantenga esa afirmación cuando le toque valorar propiedades semejantes. Si aquella valió 100, esta debe estar cerca de los 100 igualmente. Pero ¿qué pasa si estaba utilizando peras para valorar una manzana?

En la película La Jungla de Cristal II (Die Hard II) de Bruce Willis (hay que ver de todo), u grupo de terroristas toma el control del aeropuerto de Washington. Para demostrar su poder de negociación, dan una referencia falsa de la altitud a la que está situada la pista de aterrizaje a un avión de pasajeros, de forma que este cree que está 600 metros más abajo de lo que en realidad está e inicia la aproximación a la pista, de forma que cuando llega al suelo, aún está bajando a toda velocidad porque los pilotos pensaban que la pista estaba más baja. Por supuesto, del avión no queda nada. Esa referencia errónea que hace que el avión se estrelle es lo que nosotros tenemos que evitar si no queremos estrellarnos en nuestras valoraciones.

Y pero aún es si vamos arrastrando el mismo error en sucesivas valoraciones. Si uno piensa que el cap rate de mercado está en el 5% y va de operación en operación utilizando el mismo dato, cuando en realidad debemos hablar de un 6%, pues la gracia es simpática. O en vez de un cap rate, digamos que uno piensa que el valor de una casa está en torno los 2.000 EUR/m² porque la primera casa que valorizó tenía ciertas características que la hacían destacar, va tasando otras casas semejantes en lo mismo y resulta que el valor para casas más estandar en esa zona no llega a 1.500 EUR/m². Que divertido, ¿no?

Por eso, verificar todos los referentes que se emplean en una tasación es fundamental. No vale con sacarlos de internet. Un referente de internet puede estar descontextualizado. Indagar y profundizar en los testigos es aumentar tu conocimiento de mercado. De lo contrario, tu trabajo como profesional se basa en una serie de datos no comprobados. Y no queremos eso...

Apps para tasadores: 06: Un presupuesto

No gastes tu dinero antes de ganarlo.
Thomas Jefferson (1743-1826). Político Estadounidense.

Si te fijas bien, al igual que cuando hablábamos del calendario, decíamos que introducir eventos sin más era una gestión pasiva del tiempo, introducir gastos (hacer un simple "Expense tracking"), como lo que nos permite hacer iXpenseit, es una gestión pasiva del dinero. Llevar un control de los gastos es bueno, pero te lleva a ver el cadáver una vez muerto. No te da herramientas para evitar el desastre. La gestión activa de tu dinero sí evita el muerto. Para eso necesitas planificar siempre según tus prioridades y presupuestar. Presupuestar es destinar recursos a esos objetivos. Es saber que el dinero que tienes, tiene un fin y cuánto de lejos estás de esa meta.

En términos cinéfilos, el "Expense Tracking" es CSI, donde hay una víctima y se empieza a ir hacia atrás para descubrir al asesino, mientras que el presupuesto es Minority Report, donde te adelantas al crimen.*

Para presupuestar, puedes utilizar una hoja de Excel. En una columna pon categorías de lo que quieres ahorrar (Regalo para mamá, coche, vacaciones, colegio niños, lo que sea), con la meta en cantidad a la que quieres llegar. Luego define una triple columna por cada mes: en la primera parte de la triple columna indica cuánto de lo que tienes vas a asignarle a cada categoría ese mes; en la del medio, cuánto llevas gastado en el presente mes en esa categoría y en la última, la diferencia (lo que asignaste más lo que tenías del mes anterior menos lo que te gastaste), cuanto llevas ahorrado (cuánto tienes disponible para gastar en esa categoría) hasta ese momento:

La idea es que lo que presupuestes cada mes (primera columna de cada triada mensual) no exceda tus ingresos del mes anterior. Si no, estarías presupuestando dinero que NO tienes (overbudget). Puedes hacerlo, pero esa cantidad que excedas debe restarse del dinero disponible el mes siguiente. En el fondo, estás presupuestando tu dinero futuro. Los recursos son limitados.

Como puedes ver en la imagen, el dinero asignado a cada categoría va aumentando cada mes (columna disponible) a medida que le asignas recursos. Así puedes medir tus ahorros. Esta es una gestión activa de tu dinero. Tú decides para qué sirve, no vas apagando incendios según salen.

Fácil, ¿no?

Pues no lo es. YNAB.

La teoría es muy fácil pero el día a día es muy complicado. Llevar esa hoja de gastos actualizada puede resultar más liante de lo que a primera vista puedes suponer. Y ser estricto con lo que tienes asignado para ese mes es aún más difícil. Afortunadamente, se puede remediar.

Me gasté 2.873 pesos de los 50.000 que tengo para bebidas.

Para presupuestar, yo utilizo YNAB**. YNAB (palabra formada por las siglas de "You Need A Budget", o "necesitas un presupuesto" en inglés), te permite presupuestar igual que esa hoja de cálculo pero llevando un control más completo y sin tener que soportar errores de cálculo. Tiene aplicación móvil de forma que puedes hacer "Expense tracking" instantáneamente y además, te permite medir en cada momento lo que te queda asignado en cada categoría, de forma que cuando gastas 2€ en una coca cola y lo asignas a la categoría "Bebidas", puedes ver cuánto más en esa categoría puedes gastarte en lo que queda de mes. Ahora, antes de comprar la coca cola, veo si tengo dinero presupuestado para ella. ¿Dejo de tomar la coca cola? A veces sí, pero si decido que no, que quiero la coca cola, YNAB me recuerda que es a costa de alguna otra de mis prioridades.

Además, como haces "Expense Tracking", puedes analizar tus gastos en una sección de Informes que te saca automáticamente, de forma que puedes entender mejor tus finanzas.

Un ejemplo de análisis de gastos de YNAB

Pero su verdadero valor radica en 4 reglas que tienes que seguir si quieres dominar tus finanzas realmente:

1. Asigna a cada dólar (o euro, o lo que sea) un trabajo. A cada uno sin excepción. Ésto te obliga a pensar en qué vas a destinar tu dinero este mes. Al principio cuesta. Luego se hace más fácil. La regla número 1 te obliga a pensar en tus prioridades y objetivos. Si para ti es prioritario comprar una casa, debes plantearlo así. Si es prioritario tener perro, tienes que abrir una categoría para ello. Quizá sea ahorrar, o tener una buena cobertura de salud. Abre la categoría y asígnale recursos. Al igual que en el calendario teníamos que asignar cada hora a lo que hacemos, aquí hay que asignar cada moneda (se trata de asignar recursos en ambos casos). Dedica un tiempo cada mes a ello. Al final se hace adictivo.
2. Ahorra para los contratiempos. Los imprevistos son eso, imprevistos. No se pueden preveer. Pero mejor si estás preparado. Esta regla es un seguro para ataques al corazón. De repente te empieza a doler una muela. Vas al dentista y, ups, 1.500 € de presupuesto. ¿De dónde los saco? De la categoría imprevistos. Está todo controlado.***
3. "Roll with the punches" (o encaja los golpes). Digamos que te gastaste en el cine 20 euros más de lo presupuestado. Es decir, estás gastando recursos de otra categoría. Te toca pensar de dónde los sacas para destinarlos a la categoría "Cine". Esta regla está diseñada porque el presupuesto está hecho para ti, no tú para el presupuesto. Esa peli es demasiado buena como para dejar de ir a verla. Aquí considera que tus prioridades han cambiado y a lo mejor, prefieres gastar 20 € menos en palomitas...
4. Presupuesta basándote en lo que ganaste el mes anterior. Nada de suponer cuánto vas a ingresar este mes. Así presupuestas con dinero que efectívamente tienes. Se realista. Nada de "me deben un bono que me pagarán dentro de 6 meses así que lo voy a meter aquí". No. Tus recursos son finitos. Adminístralos.

YNAB no es la aplicación. Como explican en su web (que yo recomiendo leer de arriba a abajo), no necesitas comprar su software para gestionar tu presupuesto. Basta un excel como el de arriba. YNAB es un método basado en esas cuatro reglas. Pruébalo y si te convence o crees que te puede ayudar, compra el software. Yo lo hice y me encanta. Me da control y recursos para mis prioridades, pero si eres ordenado, la hoja Excel es suficiente.

Si eres autónomo, te interesa doblemente. Por un lado para gestionar tus finanzas, por otro lado, para gestionar las de tu empresa. Y sí, eso te obliga a pensar el doble. Además de preguntarte por tus prioridades, debes establecer las de tu empresa. ¿Es prioritario contratar a alguien? ¿O lo es alquilar un local más grande? ¿Quiero entrar en este proyecto? YNAB tiene un par de planillas por defecto: una para finanzas personales y otra para pequeños negocios. Úsalas, pero modifícalas a tu gusto. Lo importante es que tú te sientas cómodo.

Limitaciones del presupuesto

El mayor inconveniente del sistema YNAB es lo que tardas en dominarlo. Al principio no entiendes bien lo que estás haciendo. Luego te van surgiendo dudas y finalmente vas comprendiendo poco a poco los conceptos. Pero cuando empiezas a ver que sabes en qué está tu dinero, para qué es y como responde a tus prioridades, simplemente duermes mejor. Por eso lo recomiendo. Paciencia. Acaba funcionando.

*El símil no es mío. Lo explica Jessie Mecham, fundador de YNAB, en su podcast número 199.
**Letra pequeña: YNAB, al contrario que el 99% de las aplicaciones que están en esta serie, es de pago. Hasta hace poco, un pago de unos 55 USD para toda la vida. Ahora han lanzado una versión nueva basada en la nube y cobran unos 50 USD por año (parecido al pricing de Dropbox, por ejemplo).
***Caso real...

Nota sobre las reglas: en el tiempo que va desde que comencé esta artículo hasta que lo terminé, YNAB cambió sus reglas, si bien en esencia siguen siendo las mismas. Las puedes revisar aquí (http://www.youneedabudget.com/blog/post/the-new-rules#When:22:06:00Z)

Apps para tasadores: 05: Un monedero.

¡Hay tantas cosas en la vida más importantes que el dinero! ¡Pero cuestan tanto!

Groucho Marx (1890-1977) Actor estadounidense.

Cuando me independicé y dejé la casa de mis padres, me las prometía muy felices. Ganaba bastante dinero (era la época buena), disponía de tiempo libre y me lo pasaba muy bien. Me busqué un pisito en el centro, creca de la zona del Bernabéu y empezó el baile. Pero no el baile al que yo estaba acostumbrado, con una copa en la mano y una chica enfrente. No. Empezó el baile de los números. De repente, no sólo no podía ahorrar, como antes que me sobraba el dinero, sino que además, gastaba más de lo que ganaba. Lo peor es que no sabía en qué.

Decidí anotar todos mis gastos. Al principio sólo los gordos (alquiler, gas, agua, gasolina, etc.) en mi cuaderno. No funcionaba. La información era imprecisa, faltaban algunas entradas y sobraban otras. De ahí pasé al Excel, pero pasaba igual, solo que no tenía que sumar manualmente. Con el auge de los smartphones y las aplicaciones que por aquel entonces estábamos descubriendo, me di cuenta que tenía que haber algo que me pudiera servir. Así que indagué en las tiendas de aplicaciones y resulta que había de todos los colores.

Tras muchas pruebas, yo compré iXpenseit, que no es más que un programa que registra tus gastos (en el mundillo "financioero-online", registrar los datos se conoce habitualmente como "expense tracking". El Académico sigue sufriendo...). En realidad tiene muchas más funciones, como presupuestos, control de ingresos, etc. Pero a mí me interesaba el control de gastos. Empecé a apuntar todos mis gastos (desde llenar el depósito a comprar un chicle). Lo bueno es que ahora podía hacerlo en el momento de la compra, rápidamente y sin necesidad de gastar una hora o dos al final del día apuntando cosas o intentando recordar, por lo que la información era mucho más precisa. Además el programa te permite exportar a Excel los resultados, de forma que puedes analizar tus gastos mensuales o anuales, incluso sacar gráficas, etc, etc.

Aún hoy utilizo iXpenseit. Con matices, pero ahí lo tengo. A pesar de sus defectos, como que no es multiplataforma y no se sincroniza en otros dispositivos o que es cero atractivo visualmente hablando, me sigue pareciendo un buen programa si lo único que quieres es anotar gastos. A mí me sirvió para localizar en qué se me iba el dinero (por si lo dudábais, era en el improductivo intento de ligarme a la chica con la que bailba a base de invitarla a todo lo que pedía y tras el fracaso, consolarme con los amigos a base de invitarles también por aquello de la camaradería post-alcoholica, claro) y a empezar a entender mejor el funcionamiento de mis finanzas personales. Pude analizar la mecánica de mis gastos y contrastarlos con mis ingresos, de forma que pude tomar decisiones para ajustar mi estilo de vida a mi situación económica real.

Creo que hay gente que a esto lo llama "madurar"...

Limitaciones de iXpenseit

1. No es multiplataforma.
Sólo está en iOS. Con eso está dicho todo. Hay otros programas como Money Control que sí lo son. Para anotar gastos te vale tenerlo en el iPhone sólo, pero si vas a analizar más en profundidad, vas a necesitar exportar datos, transformarlos en excel, etc. Esto es muy útil, pero requiere tiempo (si te preguntas por qué no uso Money Control en vez de iXpenseit es porque, honestamente, me da pereza. Lo entenderás mejor en el próximo post de la serie).

2. Introducción de datos
El método de introducción de gastos (cómo registras cada gasto que haces en términos de campos a completar) es bastante complejo, pero no por iXpenseit. Mi experiencia es que pasa lo mismo con cualquier programa dadas las opciones que generalmente te dan (usuario, cuenta, modo de pago, categorías, subcategorías...). Al final uno tiene que hacer un hábito que le lleva a definir un método propio. Mi método me costó varios meses definir y aún hoy hago alguna que otra modificación. Se complicó bastante cuando me casé y mi mujer y yo decidimos tener una cuenta en común y cada uno la suya propia. Creo que la forma de controlar tus gastos es muy personal y se tiene que adaptar a tus necesidades y a tu estilo de vida, pero como intuyo que algo de curiosidad debes tener (sino, ya me contarás que haces leyendo ésto) te cuento que, en esencia, funcionamos así:

    A. Sólo registramos entradas y salidas de dinero. Nada de fulano me debe tal así que lo apunto. No. O mejor dicho, te lo apuntas en otro sitio, que Fulano se va a olvidar seguro, pero no lo anotas aquí. También es necesario considerar de qué cuenta sale o entra el dinero, que nosotros tenemos ordenado así:

    - Yo tengo mi cuenta (a la que en un alarde de sofisticación llamo "Josito").
    - Mi mujer tiene la suya.
    - Los gastos de la cuenta común van a la cuenta llamada "Cuenta Común" (apuesto a que no lo hubieses adivinado nunca).
    - Si pago alguna vez con mi dinero algo que en realidad es para los dos, va a una cuenta que se llama "Bote Josito". Si ella es la que paga, va a la cuenta "Bote ella". Al final del mes se suman estas dos cuentas, se divide entre dos y la diferencia hasta esa cifra es lo que uno le debe al otro. Por ejemplo: digamos que voy a la compra y pago yo de mi cuenta 50.000 CLP (pesos chilenos). Lo anoto en la categoría de "compras de casa" (...) y le asigno la cuenta "Bote Josito". Supongamos que en ese mes no pago nada más y ella paga 20.000 CLP en otra cosa, que yo apunto en "Bote ella":

            Pagado por Josito: 50.000 CLP
            Pagado por ella: 20.000 CLP
            Total gastado Bote: 50.000 + 20.000 = 70.000 CLP
            Cada uno debió pagar: 70.000 / 2 = 35.000 CLP
            Ella le debe a Josito: 35.000 - 20.000 = 15.000 CLP

Así conseguimos que las cosas de casa sean compartidas independientemente de quién las pague. A nosotros nos funciona.

    B. Categorizamos los gastos. El programa te permite categorizar los gastos. Esto sí que es muy personal. Lo mejor que puedes hacer es ir haciendo prueba y error hasta que te sientas cómodo con tus categorías. No desesperes si en algún momento te das cuenta de que metes el mismo tipo de gasto en dos categorías distintas o que no estás incluyendo alguna. Te adelanto que pasa y te sigue pasando. Simplemente paciencia y ánimo.

3. Método pasivo.
Igual que con el calendario vimos que hay métodos pasivos y activos para gestionar el tiempo, con la gestión del dinero, el otro gran recurso finito, pasa lo mismo y el "expense tracking" es un método pasivo de gestión. Te limitas a anotar gastos una vez que el gasto está realizado y todos los análisis posteriores vienen derivados de hechos consumados. Así, simplemente reaccionas. No eres proactivo. En el fondo tú no controlas tus finanzas, sino que el día a día se impone y son ellas las que te controlan a ti. Eso en el campo de las finanzas personales, pero tú, como tasador, seguramente seas Profesional (en LATAM) o autónomo (en España), por lo que el control de las finanzas cobra mucha más importancia. A mí me costó mucho tiempo darme cuenta de esta realidad. Y me llevó mucho más tiempo controlar las finanzas activamente.

En el siguiente capítulo te cuento cómo lo hice...

Micropost: Calculadora para saber si es mejor alquilar o compra

En lo que se refiere a dinero y a propiedades inmobiliarias, una de las decisiones más importantes que vamos a tomar en nuestras vidas es si alquilar o comprar una casa. En realidad, responder a esta pregunta supone responder a otras muchas que podemos no percibir en un primer momento, pero hay que plantearse cosas como las siguientes:

• ¿Cuánto tiempo quiero estar en esta casa?
• ¿Cuánto podría ganar en otra inversión?
• ¿Cuánto tengo que pagar de impuestos?
• Y otras muchas más.

The New York Times (el Académico me disculpará, pero es que el periódico se llama así) ha  publicado en su web una calculadora para ayudarnos en la decisión. Está en dólares americanos pero es intrascendente para nuestros fines, y en inglés, pero a esta hora ya todos sois prácticamente bilingües. Yo la encuentro muy completa, pero añadiría una pregunta más: cuánto ganas. Hay una regla no escrita por ahí circulando que dice que, ya sea en renta o en hipoteca, uno no debería pagar más de un tercio de lo que gana en vivienda.

Podéis encontrar la calculadora en este enlace. Disfrutad.

Apps para tasadores: 04: Un almacén de información. Vivamos en las nubes.

"¿Internet? No estamos interesados en eso"

Bill Gates

Cuando hablamos de poder utilizar nuestras aplicaciones y nuestros archivos indiferentemente de la plataforma que tengamos, ya sea un smartphone, un ordenador o una tablet, de lo que estamos hablando realmente es de tener nuestro material en la nube. La nube es el nombre cursi que alguien utilizó para denominar los servidores de alta capacidad que compañías "muchimillonarias" tienen para que tú puedas utilizarlas via internet. Como esos servidores no los podemos ver (ni siquiera sabemos dónde están físicamente) y como lo de "servidores de compañías millonarias" suena "poco comercial", pues mejor lo llamamos la nube, que es todo mucho más bonito.

En esencia, estamos guardando nuestro material informático en el ordenador de un tercero mediante internet. Esto genera cierta incomodidad entre un grupo de usuarios que argumentan que se pierde seguridad al dejar tus archivos a un tercero. Yo creo que es al contrario. Las compañías que ofrecen servicios en la nube emplean a cientos de personas exclusivamente para evitar ataques cibernéticos. Yo, como auténtico garrulo informático que soy, no podría ni soñar con saber qué hacer si me entra un virus en el ordenador, imagínate con un ataque de un hacker de esos malos malísimos que quiere llevarse algo tan valioso como todas mis fotos de la playa. Se me revuelve el estómago sólo de pensarlo.

En realidad, hoy en día no es una opción utilizar la nube. Lo haces quieras o no. Tus correos de gmail o yahoo están en la nube, no en tu ordenador. Los datos de tu cuenta bancaria, si operas por internet, también. Escuece un poco que no nos hayan preguntado, pero es lo que hay. Yo llevo usando estos servicios un montón de tiempo (quizá más de 7 años). Nunca he tenido ningún problema que afectara la seguridad de mis datos y pienso seguir haciéndolo. Incluso creo, que a la larga, será la forma de trabajo por defecto.

Para explicar cómo le puede ayudar a un tasador la nube voy a poner el ejemplo de la primera vez que vi útil estas cosas. Fue iluminador. Yo había estado trabajando en casa de mis padres con un ordenador que tenía allí en una tasación, pero en un momento dado, no recuerdo por qué, tuve que marcharme al estudio. Pensé en acabar el informe allí pero las fotos las tenía en casa de mis padres. Llamé a mi madre, le pedí que encendiera el ordenador, que copiara las fotos en la carpeta de la nube y cuando aún no había acabado de hablar con ella, las fotos estaban en el estudio, en su carpeta, listas para usarse. Desde entonces, la información de los proyectos en los que trabajo (siempre y cuando no sean confidenciales, ya lo veremos) están en la nube.

Para nosotros, los tasadores, y en general para cualquier profesional, hay dos usos de la nube que encajan perfectamente en nuestra forma de trabajar: una estructura de carpetas y un almacén.

1. Dropbox. O la ubicuidad en una aplicación

La aplicación con la que mi madre me hizo llegar las fotos del informe aquel era Dropbox. Dropbox (dudo que alguien desconozca lo que es a estas alturas) es un servicio mediante el cual puedes sincronizar una carpeta y todo su contenido con todos aquellos ordenadores donde la tengas instalada. Replica tu estructura de carpetas y sus contenidos, de forma que hace intranscendente la máquina que uses. Si modificas un archivo, lo haces en todos los ordenadores. Si creas una carpeta, aparecerá allí donde vayas. Es como estar en todos lados a la vez (informáticamente hablando).

Por supuesto, hay versión móvil. Incluso, la aplicación de Dropbox para smartphones tiene algo que puede ser muy útil: te permite subir automáticamente las fotos a la nube. Esto es una ventaja para profesionales como nosotros que una gran parte del día nos lo pasamos en la carretera haciendo fotos a las propiedades que tenemos que valorar. Es llegar a la oficina y ahí están. Listas para utilizarlas, sin perder el tiempo con cables para traspasar archivos de la cámara al ordenador. La tecnologia es maravillosa.

Y hay versión web, por lo que si alguna vez utilizas un ordenador prestado, no hace falta que instales nada. Accede a su web, introduce tu contraseña y ahí están tus archivos.

Como tasador encuentro que es sumamente ventajoso poder tener tu información ordenada desde que la recibes. Ya hemos visto cómo las fotos de la propiedad pueden subirse automáticamente a su carpeta, pero puedes hacer lo mismo con un plano escaneado mediante smartphone, o con documentación legal por ejemplo. Una fotografía, un programa de escaneo digital para el teléfono tipo CamScanner o  Scanner Pro y tu documento está listo en tu carpeta. Cuando llegas a la oficina, simplemente trabajas. La tecnología es maravillosa (¿lo he dicho ya?).

Si no te gusta Dropbox tienes servicios semejantes como Box, Google Drive o Sugarsync. Este último no copia estructuras de carpetas, sino que, de las que tú tienes ya en el ordenador, le dices que te sincronice esta, esa y aquella, y lo hace. Muy cómodo también.

2. Evernote. El almacén.

Evernote es una aplicación para almacenar notas. Una nota es cualquier cosa que no quieras perder. Desde un texto a una grabación de voz, pasando por imágenes o archivos. Evernote se estructura en libros de notas, que a su vez, pueden agruparse en pilas de notas. También puedes poner etiquetas a las notas de forma que estén relacionadas de alguna manera aunque no estén en el mismo contexto.

Como todo de lo que te estoy hablando en esta serie, está en múltiples plataformas, así que lo puedes tener en tu móvil o en tu tablet, de forma que cuando necesitas anotar algo, ahí lo tienes para no olvidarlo después.

He probado varios programas de captura de notas y Evernote es mi favorito, pero OneNote es otra magnífica opción. Da igual, pero al final necesitas uno de estos.

También guardo en Evernote todo lo referente a facturas, pagos de servicios etc. A nivel personal, tengo una carpeta para papelotes de casa (facturas de luz, gas, etc) que se quedan ahí guardadas, una carpeta de "médicos" con todo lo relativo a médicos, otra para el cole del peque, para el coche, etc. Te puedes preguntar que para qué guardar un recibo de la luz. Te puedo responder que alguna vez he tenido que buscarlo, y en vez de buscar en un cajón, abro mi evernote y ahí lo tenía. Maravilloso (insisto). O para guardar artículos de internet que me interesen utilizando su "Webclipper", que no es más que un "plug-in" que se instala en tu navegador colocando un botón con el icono de Evernote de forma que cuando lo pulsas, te guarda la web que tienes abierta en ese momento. Otro uso que hago de evernote es la capacidad para guardar audio. Funciona como una grabadora y el archivo te queda guardado en una nota. Ideal para grabar discursos o cosas así.

Al principio te vas a preguntar cuál es la diferencia entre Dropbox o Evernote, si ambos sirven para guardar cosas en la nube. Sobre esto hay mucha discusión. Yo utilizo Dropbox como una carpeta de ordenador. Evernote es un almacén. La capacidad de búsqueda es brutal, como he dicho. Si necesitas buscar el parte de la última vez que llevaste el coche al taller, tecleas "parte taller" y allí aparece. Incluso puede leer dentro de los documentos por si el archivo no tiene esas palabras. La información solo es útil cuando se necesita, no cuando se busca.

Aquí no me vale el papel y el lápiz. Lo siento, mi querido cuaderno, pero cada uno tiene una misión en la vida y ésta no es la tuya.

Limitaciones de la nube

A Dropbox no le pasa (todos estamos acostumbrados a guardar archivos en carpetas), pero el problema de Evernote es que la curva de aprendizaje es bastante más lenta que la de otros programas. No por el manejo en sí del mismo, lo que es sencillo, sino por verle la utilidad. A mí me costó. No entendía bien el funcionamiento ni qué ventajas tenía. Lo comprendí cuando empecé a invertir. Por inercia (y por darle una oportunidad a Evernote, la verdad), empecé a guardar todo lo relativo a mis inversiones en una carpeta de Evernote llamada (adivinad) "Inversiones", que derivó en varias subcarpetas, cada una con su nota (estimado hacker, no te molestes, no hay datos de cuentas corrientes ahí). Lo bueno es que al dedicarme a ello, simplemente abría Evernote y allí estaba todo lo que necesitaba. Realmente es muy útil manejar todos los documentos de un vistazo y tenerlo todo bien ordenado.

Otro problema que tiene la nube, que ya hemos tocado un poco, es que nosotros manejamos información confidencial. Yo creo que estos servicios son firmemente seguros (de hecho muchas empresas tienen contratados servicios de estos, para que veáis el alto grado de seguridad que se maneja) pero me ha pasado que un cliente ha pedido expresamente no utilizar estos servicios para guardar la información confidencial que nos daban. En ese caso, no queda más remedio que utilizar carpetas locales (no en la nube), de forma que el cliente quede satisfecho (al fin y al cabo, es su información, no la nuestra).