Orden y concierto (sobre productividad)

Un colega tasador me contaba que antes, cuando tenía que gestionar quince encargos de tasación a la vez (o los que fueran) estaba igual de ocupado que ahora que sólo trabajaba sobre dos o tres, cuando había suerte. Es curioso que a mí me pasara algo parecido, y supuse que, o estaba haciendo algo mal entonces, o lo hago mal ahora. Descubrí que bajo presión las cosas se automatizan más y sin ella, tendemos a poner mayor cuidado en los detalles. Dado que la actividad ha disminuido considerablemente (vivan los eufemismos) en los últimos años, uno, que goza de una curiosidad en buena forma, se ha lanzado a experimentar en varios campos con el propósito de aprender para poner en práctica lo que se aprende y mejorar y crecer poco a poco, tanto en lo personal como en lo profesional. Así es como en mi camino me crucé con la productividad personal, y hoy os quiero contar cómo la estoy aplicando a mi día a día en el trabajo.

Yo utilizo dos herramientas que me vienen muy bien a la hora de trabajar, porque me ayudan a realizar los informes sin la necesidad de acudir al estudio cada dos por tres, aportando movilidad a mi actividad diaria, cosa que, como ya os he contado, me parece un auténtico lujo (menos desplazamientos, más tiempo, menos gastos). Se trata de una lista y de un sistema de almacenamiento. El proceso sería el siguiente:

Cuando llega un encargo (cosa que normalmente se notifica por mail o SMS) lo apunto en una lista que tengo para temas del estudio. Apunto la referencia del encargo y los datos del contacto. También le asigno una "próxima tarea" (contactar, pedir documentación, aclarar dudas, anular encargo… Lo que sea) y le doy una fecha límite. De esa forma, en esa lista puedo ver todo lo que tengo que hacer. Según voy completando las "próximas tareas", o bien cambio ésta por el siguiente paso con su nueva fecha, o bien tacho el encargo completo, si ya ha sido terminado el informe o no procede ser realizado.

Para esta labor vale un simple bloc de notas o una hoja de papel. De todas formas, como sabéis que soy un poco "geek", os imaginaréis que uso un programita para ello. El mío se llama wunderlist y cuando le coges el tranquillo (a los 5 minutos de usarlo) te das cuenta de lo estupendo que es. Además, el botón "Tareas de hoy" es perfecto para saber qué es lo que te toca hacer, ocultando lo demás para que no te distraiga. Tiene versión de escritorio (te descargas un programita en tu ordenador), versión web para poder verlo desde cualquier ordenador del mundo y versión móvil para teléfonos, de forma que puedes acceder a tus listas desde cualquier lado.

Nuestra actividad necesita un buen sistema de almacenamiento. Cuando empecé a tasar, los más veteranos me decían que archivaban kilos y kilos de papel con toda la documentación de cada informe. Algunos incluso alquilaban almacenes para ello. En cuanto acabé mi tercer informe supe que yo no haría semejante cosa. Decidí empezar a escanearlo todo y guardarlo en carpetas en el ordenador. Una carpeta por informe. De forma que si necesitara algo, abriría la carpeta y tendría allí todo. Al final, a medida que se iba digitalizando la información, este sistema demostró ser el bueno. Soy un visionario no reconocido. Viva yo. Luego llegó Dropbox y eso ya fue la repera. Dropbox es un programita que también tiene versión de escritorio, web y móvil. Cuando instalas en tu ordenador el programa, lo único que parece es que ha abierto una carpeta en tu ordenador llamada "My Dropbox" o algo parecido. Lo chulo es que si instalas el programa en otro ordenador, todo lo que guardaste en esa carpeta lo tienes en el nuevo PC también. Y si no puedes instalar programas en el segundo PC, tienes la versión web, donde ves todos tus archivos. Es un almacén en la nube. De esta forma, puedo acceder a todos los archivos de cada informe desde cualquier lado. Brutal. Además, la versión para móviles permite guardar fotografías directamente, así que cuando visito un inmueble y le hago fotos, las puedo colocar en su carpeta sin necesidad de andar con cables conectando ordenadores. A mí me parece utilísimo.

Da igual qué sistema de almacenamiento utilices. Lo único que necesitas saber es que la información no es útil cuando la encuentras, si no cuando la necesitas, así que cualquier sistema que te permita acceder a tu información cuando te haga falta sin perder tiempo buscándola, es bueno.

Aparte de estas dos herramientas, he adquirido (no sin esfuerzo) un hábito que me está ayudando bastante: se trata de planificar al final del día lo que tengo que hacer para el día siguiente. Es el momento de concertar visitas y determinar a qué hora y dónde voy a poder realizar los informes. De esta forma, uno se levanta por la mañana sin necesidad de gastar energías planificando y encajando horarios.

¿Y qué gano con todo esto? Pues dos cosas: primero: tiempo libre. No es que estemos muy ocupados, desgraciadamente, pero si mañana acabara la crisis (...) yo estaría preparado para asumir más trabajo sin problema; y segundo: tengo la cabeza vacía, vivo despreocupado porque sé que no hay nada que me vaya a olvidar (lo tengo todo en listas y almacenado) y puedo dedicar mis recursos a otras cosas interesantes, como escribir este blog, entre otros proyectos.

Si os interesa el tema de la productividad personal, hay mil blogs al respecto en internet, pero yo os recomiendo el de Berto Pena, titulado Thinkwasabi.

¿Qué herramientas, programitas o trucos utilizáis vosotros? ¿Por qué no lo explicáis en comentarios y así aprendemos todos?