Libro: Gestión Total de proyectos

A parte de la valoración de inmuebles hay un par de cosas que me interesan mucho y sobre las que intento mantenerme informado constantemente. Una son los gadgets (smartphones, tablets, GPS , etc., con sus respectivos programas y aplicaciones) y otra es la productividad personal. e este segundo interés me gustaría hablaros hoy.

Hace ya más de cinco años que asistí al curso de productividad personal que Berto Pena impartía en Ákoras, en Madrid. Fue mi primera toma de contacto seria con este mundillo y francamente, hoy en día no me explico cómo trabajaba antes de asimilar todas esas cosas que me enseñaron.

Saber sobre productividad personal es saber cómo trabajar. Uno puede saber mucho de análisis residual de valor, de finanzas o de construcción, pero se puede perfectamente no saber trabajar sabiendo todo lo anterior. Nadie nos enseña a trabajar bien. Suena duro, pero ¿no se debería empezar por ahí? Berto hace tiempo que se dio cuenta de esta realidad y desde entonces ha dedicado su vida profesional a este campo, asesorando principalmente a empresas para que mejoren su rendimiento. En su blog Thinkwasabi publica periódicamente consejos y recomendaciones que son francamente útiles, pero si uno quiere ir un poco más allá, puede acudir a sus libros que vende en el mismo blog.

Yo os vengo a hablar de uno de ellos: "Programa Avanzado de Gestión de Proyectos". En él, Berto nos cuenta cómo se debe abordar un proyecto profesional (ya sea la valoración de un activo, una tasación, la construcción de un edificio o la puesta en marcha de tu propio negocio) no solo para terminarlo, sino para hacerlo de forma excelente. Yo ya había leído el libro hará un par de años, pero con mi cambio de trabajo y aprovechando unas vacaciones que había por medio, me pareció adecuado echarle un ojo nuevamente (y acabé leyéndolo de principio a fin otra vez).

El libro es algo antiguo pero perfectamente válido. Como hemos comentado antes, no nos enseñan a trabajar. Aprendes en el día a día y lo haces a base de trompazos y disgustos. Ni que decir tiene el mal sabor de boca que se te queda cuando tienes que hacerlo con alguien que tampoco sabe trabajar. Descoordinaciones, desorden, desmotivación y todas las "des" que te puedas imaginar.

Para mí lo que da sentido a la vida profesional es un proyecto. Mejor dicho: completar proyectos. Ojalá que todos fuesen interesantes, pero los habrá más y menos motivadores. Profesionalmente se avanza cuando se cierra uno y comienza otro. Un proyecto puede ser desde elaborar un informe hasta el motivo de tu estancia en la empresa en la que trabajas (¿Te has preguntado por qué trabajas en esta empresa, en este sector? ¿O por qué eres autónomo? ¿Tiene sentido en tu plan de vida?). Sea cual sea el proyecto, siempre se van a repetir las siguientes fases:

1. Fase de análisis y preparación.

Lo primero de todo consiste en establecer cuáles son tos objetivos, cuál es la meta del proyecto. Qué queremos conseguir. Hay objetivos principales y secundarios. Berto nos habla de la importancia de definirlos de forma concisa y sin ambigüedades. Que no haya dudas para que cuando llegues allí sepas que lo has logrado.

Después viene el momento de definir las Motivaciones: qué vas a ganar tú. Qué te motiva o puede motivar para estar en este proyecto. Dónde está el reto. Es importante escribir en papel, blanco sobre negro, tanto los objetivos como las motivaciones, porque de vez en cuando, en los momentos difíciles (que los habrá), te preguntarás por qué estás en ese lío, y las respuestas son las que escribas ahora.

Por último debes definir los Medios y Herramientas para ejecutar el proyecto: desde la tecnología a las personas, pasando por fondos, presupuesto, recursos. Cómo y cuándo los voy a emplear. Esta es la fase (encuentro yo) más complicada porque supone dejar de fantasear y poner los pies en el suelo. Berto nos aclara que no tengamos miedo porque siempre podremos volver a pintarrajear en nuestro papel para hacer ajustes. Es prácticamente imposible acertar a la primera.

2. Planificación y organización.

¿Cómo te comes un elefante? Mordisco a mordisco, ¿no? Pues esto es igual. Nuestro proyecto hay que dividirlo en trocitos y decidir cuando hay que ejecutar cada uno de ellos. De esta forma es mucho más fácil percibir el avance. Además es más fácil "colocar" cada fase en el calendario y os aseguro que saber cuándo vas a hacer lo que tienes que hacer da una tranquilidad y control sobre tu trabajo que es alucinante.

3. Ejecución y seguimiento.

Una vez que tenemos el proyecto dividido en fases y agendado, toca definir las acciones diarias y semanales que vamos a tomar para asegurarnos que estamos avanzando. Las acciones diarias son las que nos hacen ejecutar cada momento, mientras que las semanales nos sirven para dar un paso atrás y tener una mejor perspectiva. También es necesario el repaso semanal, viendo lo que hemos hecho y en qué hemos fallado, pero también lo que hicimos bien, de forma que no nos martiricemos.

4. Problemas

Por último se hace referencia a los problemas que de seguro vamos a encontrar a lo largo de nuestro proyecto y cómo afrontarlos y evitarlos o disminuir su impacto sobre nuestra productividad.

El libro se lee muy fácilmente. Berto no quiere hacer perder el tiempo a sus lectores y va directamente al grano. Os lo recomiendo, así como que sigáis su blog. Puede darle una vuelta por completo a vuesatra forma de trabajar. Y quién sabe si de ser.