Apps para tasadores: 01: intro y cuaderno

Sea cual sea tu profesión, ya seas tasador, arquitecto, corredor de propiedades (o API en España, o broker en general), visador, o responsable de cualquier tipo en una empresa de tasaciones, me atrevería decir que alguna vez tu trabajo no ha sido todo lo bueno que hubieses querido, o qué crees que lo que haces puede mejorarse. Seguro que eres un magnífico profesional, pero seguramente no trabajas de la forma más eficiente que pudieras.

Yo trabajaba horrorosamente mal (muy ineficientemente) hasta que decidí que no podía seguir así. Reuniones olvidadas, documentos perdidos, trabajos retrasados... La verdad es que mi imagen profesional no era buena. Tenía que hacer algo y la ayuda vino de la mano de la Productividad Personal. Entonces (ahora también) era una nueva moda que surgía en internet y yo me dejé llevar por la corriente, las promesas de mejora en el trabajo y resultados espectaculares. Como siempre que me dejo llevar por una moda de estas, pasado un tiempo empiezo a filtrar la cháchara de los que de verdad tienen algo que decir y a filtrar la información de calidad. Empecé a darme cuenta de que había muchas cosas que no hacía bien.

La eficiencia, desde mi punto de vista, es un conjunto de hábitos que se adecúan a tu rutina diaria (y no al revés) y te permiten optimizar tu trabajo en términos de tiempo y calidad. Es una definición muy personal. En este post y en otros que forman una serie que abre éste y que iremos intercalando con otros artículos, me gustaría hablarte de mi día a día en la gestión interna de mi trabajo, las herramientas que uso y los errores que he cometido para que tú puedas usarlos, empieces a destacar por un trabajo mejor y quizá, dispongas de más tiempo libre.

Para tasar, o trabajar en cualquier cosa que trabajes, nada de lo que te pondré aquí es necesario, pero desde luego ayuda. Cada uno tenemos una forma distinta de trabajar. 

Lo básico

La idea es intentar que los consejos de esta serie sirvan independientemente de tu estilo de trabajo o herramientas que uses, por lo que, dada la enorme oferta de ellas que existen hoy en día, vamos a suponer que todos disponemos de:

• Un ordenador personal (portátil o no)(yo uso Windows).
• Un "Smartphone" (yo utilizo iPhone pero cualquiera debería valer)
• Opcionalmente, una "tablet" (yo uso iPad, pero de la misma manera cualquiera vale. Tampoco es estrictamente necesario.)

Lo ideal es que todos los programas que utilicemos sean multiplataforma, es decir, que los podamos utilizar independientemente de si es a través del móvil o del portátil, independientemente de si es Apple, Windows o lo que sea. Si algún programa no puede utilizarse en alguna de estas plataformas, debería tener un programa equivalente en el resto de las plataformas. El motivo de esto es que minimizamos riesgos y no dependemos de un servicio o marca en exclusiva. Nuestra información es accesible a nosotros independientemente de qué cacharro empleemos para acceder a ella y si se nos estropea el ordenador o perdemos el móvil, podemos seguir trabajando sin problemas.

Vamos a empezar la serie con una herramienta importantísima, que puede ser tan sofisticada como sencilla y en cualquier caso, fundamental para mí... Un cuaderno. ¡Vamos allá!

El cuaderno

Tener algo donde tomar anotaciones en cualquier momento es fundamental. Siempre. Yo, como sabéis, amo mi cuaderno*. Lo uso en visitas y reuniones. También para hacer cálculos y anotaciones rápidas, gráficas, mapas mentales... El papel y el lápiz es lo mejor. Mejor si hay lápices de varios colores. Me encanta pegar post it encima, o recortes de planos o texto de algo relacionado con los proyectos en los que estoy trabajando.

Prefiero pintar a teclear. Encuentro muy incómodo utilizar el iPad o el ordenador en una visita. Tampoco me gusta utilizarlos en reuniones. Me da la sensación de que mi interlocutor puede pensar que no le estoy prestando la debida atención.

Pero si tengo que teclear, mi versión tecnológica del cuaderno es un simple archivo de texto (.txt). Hay millones de aplicaciones ultra sofisticadas por ahí que te permiten hacer todo tipo de virguerías con tus textos. Yo lo que quiero es escribir. Escribir inmediatamente. Ya daré formato más adelante. En el iPad y el iPhone utilizo Plaintext, una aplicación sencillísima que crea y edita archivos txt y los guarda en Dropbox. En el ordenador utilizo Writemonkey, que hace lo mismo. Para mí es muy útil poder acceder a mis txt desde cualquier plataforma y estos programas me lo permiten. A los txt les doy estos usos principales:

• Paso a limpio las notas de las visitas que tomé en el cuaderno. Especialmente elaboró la descripción de la propiedad que tengo que tasar. Es muy útil hacerlo inmediatamente después de visitar porque el recuerdo está fresco. Ya hablamos de ello en un post sobre visitas.
• Escribo los posts del blog (este incluído). Hago un borrador, lo dejo madurar, lo modifico, añado o quito texto hasta estar seguro de comunicar lo que quiero comunicar. Últimamente he encontrado muy útil la aplicación Drafts4 (iPad y iPhone solamente) por su función de arreglo de textos (te permite cambiar de posición párrafos enteros simplemente deslizando) pero me sigue pareciendo muy sofisticada para utilizarla como base central para mis textos. Además no crea ni trabaja sobre archivos txt, sino que los tienes que  exportar, momento en el cual deja de utilizarlos, por lo que no los tendría sincronizados para cualquier plataforma (no existe la versión para Windows). Para textos muy elaborados he utilizado alguna vez Scrivener en Windows, pero está más enfocado a escribir libros que a un simple artículo, aunque mucho bloguero lo utiliza.
• Aunque ya he dicho que prefiero el cuaderno, en alguna reunión, especialmente las que tienen un carácter más técnico, se suelen sacar los ordenadores. Ahí también utilizo Writemonkey para tomar anotaciones en la reunión.
• En los proyectos grandes, que pueden llevar varias semanas de trabajo, escribo una especie de diario en el que voy relatando de forma informal lo que ha sucedido con respecto a ese proyecto durante el día. Es muy útil a la hora de revisar quién dijo qué cosa y cuándo, o qué se acordó en un momento dado. La estructura de ese diario no puede ser más sencilla: la fecha de la entrada y el texto que quiero incluir. Como he dicho, es completamente informal y normalmente lo hago al salir de la oficina, dictando al teléfono** lo que quiero incluir sin pararme demasiado en correcciones.
• Escribo textos para proyectos de investigación o borradores de informes que necesitan ser elaborados posteriormente. Normalmente no pasan de ser un par de párrafos pero me ayuda a arrancar sin tener que pararme a pensar en formatos no estilos.

Limitaciones del cuaderno

El cuaderno (al igual que los txt) tienen una limitación muy importante que no conviene olvidar. Tu puedes anotar infinitos datos que te pueden parecer interesantes para algún momento en el futuro, pero cualquier información que no pueda encontrarse cuando se necesite, es inútil. Muchas veces uno juraría que anotó tal o cual cosa mientras va pasando las páginas de su cuaderno sin encontrar nada. Este es el punto débil del romanticismo del cuaderno: la nula eficiencia organizativa. Afortunadamente, las tecnologías actuales nos han dado la solución para esto, como veremos más adelante.

Si tú utilizas cuaderno en tu día a día, quizá compartir tu forma de trabajo inspire a otros lectores, así que ¡comenta!

*: El término "mi cuaderno" no hace referencia a uno en concreto, sino al que uso habitualmente. Yo prefiero cuadernos sin pautas impresas (sin cuadrículas ni guiones). Hojas limpias dispuestas a ser rellenadas. Mi favorito: el Moleskine tamaño cuartilla que se abre como un libro (lo tienes en versión reportero pero a mí no me gusta tanto).

**: Tanto en iPhone como en Android, los teclados incluyen la opción de dictado (un icono representando a un micro chiquitito al lado de la barra de espacio). Es súper útil para ir anotando cosas según se te ocurren, si vas caminando o estás con las manos ocupadas. Lo importante es no perder la idea pensando "ya lo anotaré luego", porque eso no pasa. Creo, no estoy seguro, que el software que usa esta tecnología de dictado va aprendiendo poco a poco a reconocer nuestras palabras, de modo que cada vez escribe mejor lo que vamos narrando, pero no hay que confiarse y la revisión es siempre obligada. Otro pero importante es que requiere hablar como "a cámara lenta", así que a veces da un poco de vergüenza utilizarlo delante de personas, para qué nos vamos a engañar. Pero a parte de eso, es genial no tener que escribir, y ahorras un montón de tiempo.

Bienvenidos a la era post crisis

Aunque uno se encuentra muy lejos (14 horas de vuelo, 4 horas de diferencia en el reloj, 2 estaciones del año y un hemisferio de distancia) de mi querida España, siempre presto atención a las noticias y al estado de nuestro sector inmobiliario por aquello de no perder la conexión, de seguir informado y de entender lo que va pasando en casa. Así, me dicen que el "real estate" (parece más profesional utilizar el inglés, aunque en la Academia se tiren de los pelos) está a pleno funcionamiento de nuevo, incluso leo que la construcción ya está al mismo nivel que Alemania e Italia. Parece que la crisis se ha cansado de estrangularnos y afloja. Y esta vez "for good", que diría el profesional...

Claro, que a mí, la mosca detrás de la oreja no se me acaba de ir. La noticia que mencionaba antes sobre la construcción a niveles teutones, no sé si es buena. Que es buena para el PIB a corto plazo, seguro. Pero, no estaremos olvidando el freno de nuevo? Uno, que ha tenido que lidiar con el riesgo inmobiliario y de la construcción en América latina los últimos tres años, ha aprendido alguna cosilla que, honestamente, creo que nunca se hizo en España (al menos, yo no lo vi). Por eso, me atrevo a dar algún consejito al respecto. Y por favor, que cada cual lo acepte o no, que no quiero yo sentar cátedra de nada, pero mejor ponerlo en la palestra ahora y no después, que me da que pasado el toro, muchos han salido a decir "ésto ya lo decía yo", pero la verdad es que antes del desastre, casi nadie decía ni "mu".

1. Evaluación de la experiencia de los agentes involucrados.

Yo propondría evaluar la experiencia del promotor inmobiliario. Supongo (quiero creer) que esto se hizo en algún momento, pero todo me lleva a pensar que dejó de hacerse. Cualquier heredero de un terreno en mitad de la nada, se metía a construir y promover. Daba igual que fuera panadero, mecánico, músico, economista o médico. Alguien le convencía para que construyera y el heredero se metía a construir. Y además él sólo. Qué le iban a contar a él esa gente del sector inmobiliario. Unos sacacuartos todos. Pero la verdad es tozuda. En la tele hemos podido ver algún programa donde se entrevistaba a promotores fallidos que dejan sin patrimonio a clientes, causando un destrozo monumental en el paisaje o de las ciudades, dejando agujeros en las cuentas de los bancos y otras maldades más. La mayoría (una mayoría cercana al 100%) no eran profesionales, sino que se habían metido a "pegar el petardazo". Muchos problemas en temas de construcción vienen por la falta de experiencia de las inmobiliarias que piden los créditos para construir. Un control de la experiencia acabaría con esto. Y si uno no tiene experiencia y quiere meterse igual, que se asocie con alguien que sepa, con un profesional que le ayude y le de soporte técnico, que aporte control y que de seguridad al banco o a quien financie la obra, a clientes y a la sociedad en general.

Lo de imponer un apoyo técnico a un promotor o emprendedor sin experiencia no es algo que me invente yo. Eso es lo común en otros sectores. No entiendo como en una "start up" tecnológica, por ejemplo, que involucra unos montos no tan grandes como los del sector inmobiliario e infinitamente menos gente, te piden experiencia demostrada en el equipo y te colocan un CEO Director general) o un CFO (Director financiero), no vaya a ser que se te ocurra alguna genialidad y la fastidies. Pero en un proyecto inmobiliario, cualquiera valía. Y luego nos preguntamos cómo pudo ocurrir. Y por muy cool que sean las "start ups" (el Académico debe estar ahora mismo sangrando por los ojos), la construcción llegó a suponer cerca del 25% del PIB español… Vamos, que era algo importante.

2. Evaluación de los proyectos

Sobre el control del riesgo, mi segunda propuesta es la evaluación de los proyectos. El control del riesgo en cualquier negocio lo aprendí en el Master, pero sobre todo en el Curso de inversiones Bursátiles y en la gestión de mi cartera mobiliaria que realizó cada mes. Controlar el riesgo es la clave. Saber cuánto se está dispuesto a perder da tranquilidad. Sé que alguien en los bancos debe estar evaluando proyectos, pero no sé quién ni bajo qué parámetros. Me da la impresión de que, en los viejos tiempos, cualquier proyecto valía. Lo sé porque vi muchos proyectos. Algunos con unidades que hoy en día me parecen invendibles. Y a costes de construcción desorbitados. Pero el proyecto se aprobaba igual. No sé si alguna vez conté que una vez, cuando empezaba mi carrera en Tasamadrid, alguien de una sucursal bancaria al que no le salían los números me acusaba de tener "poca visión comercial". Lo cierto es que a nosotros, los tasadores, que deberíamos tener más relación con los departamentos de riesgo que con los de operaciones de los bancos, no deberíamos tener visión comercial en absoluto. Ahí es cuando empieza todo a venirse abajo.

Pero vuelvo a la Evaluación de Proyectos,  que me desvío. Una evaluación de proyectos debería ser un análisis técnico y económico que determine, bajo los parámetros de mercado de ese determinado momento, si el proyecto es viable o no. Se analizan costes comparándolos con los de proyectos parecidos e ingresos estimados analizando el proyecto contra el mercado. Se hace a fondo, justificando cada euro. Se revisa normativa, documentación y todo lo que os podáis imaginar. Y si hay que echar el proyecto para atrás, se echa, o se revisa. Y si el cliente se enfada y amenaza con irse a otro banco, pues que se vaya y que cada palo aguante su vela. Mejor una vez Colorado que ciento morado.

Una evaluación de proyecto inmobiliario no es una tasación de múltiples unidades tal y como se hace en España (que, además, plantea un escenario muy optimista porque implica que todas las unidades se venden inmediatamente). Sé que las empresas tasadoras no hacían estas evaluaciones. Sé que la ECO no lo exige. Sólo queda que las realizarán los propios bancos. Y dentro del banco, ¿quién lo estudiaba? Sólo caben dos opciones: o eran los Departamentos de riesgo, lo que sería ideal, porque son los que pueden decir "con este proyecto no vamos", o eran los departamentos de operaciones, o comerciales, los que dicen "vamos sí o sí" porque es lo que ellos tienen que decir. Los comerciales están para crear negocio. Riesgos, para controlarlo. Es la lucha interna que tienen las entidades financieras y está bien que eso sea así, pero la duda es si se cuenta con una opinión objetiva o neutra que valide la postura que finalmente se adopte.

Quizá esté exagerando. Quizá siempre se evaluó la experiencia de los promotores y se analizaron los proyectos. Quizá lo hicieran personas más capacitadas que los tasadores para estas tareas. Puede que yo no sepa como funcionan todos los entresijos del negocio. Pero algo pasó. Algo que hizo que mucha gente se viera en apuros económicos serios, tuviera que dejar sus casas o incluso perderlas. Algo que no debería volver a pasar. Sea lo que sea que pasó, que no vuelva a pasar.

¿Le tenéis fe al sistema en ese setido...?

¿Qué váis a hacer en 2016?

Este bien podría ser mi cuaderno de objetivos para el 2016

Se fue el 2015. Parece que fue ayer cuando empezaba, pero en realidad sucedió hace un año exactamente. Para mí ha sido un año fantástico. En lo personal no ha podido ser mejor; en lo profesional, mi nuevo trabajo en CBRE, trajo un cambio excitante y lleno de retos que por ahora no sólo no está defraudando, sino que supera las expectativas. También las aulas me han traído novedades y ahora estoy dando clases en la Universidad Católica de Chile. Pero un cambio supuso también tener que plantearse ciertas cosas...

¿Os acordáis del libro de Berto Pena que os recomendé hace poco? Os lo vuelvo a recomendar. Yo me basé en él para plantearme lo siguiente:

¿Este cambio a dónde me lleva? ¿Qué es lo que quiero de esta nueva etapa? ¿A dónde voy? ¿Cómo sé cuando esta etapa está finalizada, si es que alguna vez lo está?

Me planteé mi nuevo reto profesional con varios objetivos. Algunos ya se han cumplido, otros se han empezado y otros están por empezar. Cada semana me siento con mi amado cuadernito y me voy a la hoja donde lo tengo todo escrito para revisar qué progresos he hecho y qué me falta, en qué me tengo que enfocar y cuáles serán los próximos pasos.

Independientemente de cuál sea tu actual situación profesional, te invito a que hagas lo mismo este 2016. Agarra un cuaderno y escribe cuales son tus objetivos para este año (por ejemplo: verse envuelto en un proyecto para valorizar propiedades industriales, u hoteles, o un edificio entero de oficinas). Tiene que ser algo retador, algo que no sabes hacer pero estás dispuesto a aprender, pero también algo factible (no tiene sentido que digas que vas a ser Presidente del Gobierno este año a no ser que seas Mariano Rajoy, Pedro Sánchez, Pablo Iglesias o Albert Rivera -por cierto, si lo sois: bienvenidos al blog-). Tiene que ser algo asequible en tu entorno de trabajo, porque de lo contrario no servirá nada más que para causaros frustración.

Una vez tengáis definidos esos objetivos, y siguiendo con el esquema del libro de Berto, plantearos qué motivaciones os lleva a plantearos esos objetivos: aprender a tasar edificios de oficina, de forma que me pueda consolidar como un experto en ese campo; o redactar informes en inglés; controlar los flujos de caja de una vez por todas… Son algunos ejemplos que alguna vez yo me propuse. Como dice Berto, es importante definir bien estas motivaciones porque cuando te entre la flojera y te den ganas de mandarlo todo a tomar por donde amargan los pepinos, momento que SIEMPRE llega, debes volver aquí y recordar por qué te metiste en este berenjenal para poder retomar la energía y seguir estando en la primera línea de batalla.

Hazlo. Sirve. No es un consejo absurdo. Marca la diferencia entre los que consiguen lo que se proponen y los que andan dando palos de ciego.

¿Por qué no comentáis vuestros objetivos en los comentarios y los compartimos entre todos?

Feliz 2016