Apps para tasadores: 01: intro y cuaderno

Sea cual sea tu profesión, ya seas tasador, arquitecto, corredor de propiedades (o API en España, o broker en general), visador, o responsable de cualquier tipo en una empresa de tasaciones, me atrevería decir que alguna vez tu trabajo no ha sido todo lo bueno que hubieses querido, o qué crees que lo que haces puede mejorarse. Seguro que eres un magnífico profesional, pero seguramente no trabajas de la forma más eficiente que pudieras.

Yo trabajaba horrorosamente mal (muy ineficientemente) hasta que decidí que no podía seguir así. Reuniones olvidadas, documentos perdidos, trabajos retrasados... La verdad es que mi imagen profesional no era buena. Tenía que hacer algo y la ayuda vino de la mano de la Productividad Personal. Entonces (ahora también) era una nueva moda que surgía en internet y yo me dejé llevar por la corriente, las promesas de mejora en el trabajo y resultados espectaculares. Como siempre que me dejo llevar por una moda de estas, pasado un tiempo empiezo a filtrar la cháchara de los que de verdad tienen algo que decir y a filtrar la información de calidad. Empecé a darme cuenta de que había muchas cosas que no hacía bien.

La eficiencia, desde mi punto de vista, es un conjunto de hábitos que se adecúan a tu rutina diaria (y no al revés) y te permiten optimizar tu trabajo en términos de tiempo y calidad. Es una definición muy personal. En este post y en otros que forman una serie que abre éste y que iremos intercalando con otros artículos, me gustaría hablarte de mi día a día en la gestión interna de mi trabajo, las herramientas que uso y los errores que he cometido para que tú puedas usarlos, empieces a destacar por un trabajo mejor y quizá, dispongas de más tiempo libre.

Para tasar, o trabajar en cualquier cosa que trabajes, nada de lo que te pondré aquí es necesario, pero desde luego ayuda. Cada uno tenemos una forma distinta de trabajar. 

Lo básico

La idea es intentar que los consejos de esta serie sirvan independientemente de tu estilo de trabajo o herramientas que uses, por lo que, dada la enorme oferta de ellas que existen hoy en día, vamos a suponer que todos disponemos de:

• Un ordenador personal (portátil o no)(yo uso Windows).
• Un "Smartphone" (yo utilizo iPhone pero cualquiera debería valer)
• Opcionalmente, una "tablet" (yo uso iPad, pero de la misma manera cualquiera vale. Tampoco es estrictamente necesario.)

Lo ideal es que todos los programas que utilicemos sean multiplataforma, es decir, que los podamos utilizar independientemente de si es a través del móvil o del portátil, independientemente de si es Apple, Windows o lo que sea. Si algún programa no puede utilizarse en alguna de estas plataformas, debería tener un programa equivalente en el resto de las plataformas. El motivo de esto es que minimizamos riesgos y no dependemos de un servicio o marca en exclusiva. Nuestra información es accesible a nosotros independientemente de qué cacharro empleemos para acceder a ella y si se nos estropea el ordenador o perdemos el móvil, podemos seguir trabajando sin problemas.

Vamos a empezar la serie con una herramienta importantísima, que puede ser tan sofisticada como sencilla y en cualquier caso, fundamental para mí... Un cuaderno. ¡Vamos allá!

El cuaderno

Tener algo donde tomar anotaciones en cualquier momento es fundamental. Siempre. Yo, como sabéis, amo mi cuaderno*. Lo uso en visitas y reuniones. También para hacer cálculos y anotaciones rápidas, gráficas, mapas mentales... El papel y el lápiz es lo mejor. Mejor si hay lápices de varios colores. Me encanta pegar post it encima, o recortes de planos o texto de algo relacionado con los proyectos en los que estoy trabajando.

Prefiero pintar a teclear. Encuentro muy incómodo utilizar el iPad o el ordenador en una visita. Tampoco me gusta utilizarlos en reuniones. Me da la sensación de que mi interlocutor puede pensar que no le estoy prestando la debida atención.

Pero si tengo que teclear, mi versión tecnológica del cuaderno es un simple archivo de texto (.txt). Hay millones de aplicaciones ultra sofisticadas por ahí que te permiten hacer todo tipo de virguerías con tus textos. Yo lo que quiero es escribir. Escribir inmediatamente. Ya daré formato más adelante. En el iPad y el iPhone utilizo Plaintext, una aplicación sencillísima que crea y edita archivos txt y los guarda en Dropbox. En el ordenador utilizo Writemonkey, que hace lo mismo. Para mí es muy útil poder acceder a mis txt desde cualquier plataforma y estos programas me lo permiten. A los txt les doy estos usos principales:

• Paso a limpio las notas de las visitas que tomé en el cuaderno. Especialmente elaboró la descripción de la propiedad que tengo que tasar. Es muy útil hacerlo inmediatamente después de visitar porque el recuerdo está fresco. Ya hablamos de ello en un post sobre visitas.
• Escribo los posts del blog (este incluído). Hago un borrador, lo dejo madurar, lo modifico, añado o quito texto hasta estar seguro de comunicar lo que quiero comunicar. Últimamente he encontrado muy útil la aplicación Drafts4 (iPad y iPhone solamente) por su función de arreglo de textos (te permite cambiar de posición párrafos enteros simplemente deslizando) pero me sigue pareciendo muy sofisticada para utilizarla como base central para mis textos. Además no crea ni trabaja sobre archivos txt, sino que los tienes que  exportar, momento en el cual deja de utilizarlos, por lo que no los tendría sincronizados para cualquier plataforma (no existe la versión para Windows). Para textos muy elaborados he utilizado alguna vez Scrivener en Windows, pero está más enfocado a escribir libros que a un simple artículo, aunque mucho bloguero lo utiliza.
• Aunque ya he dicho que prefiero el cuaderno, en alguna reunión, especialmente las que tienen un carácter más técnico, se suelen sacar los ordenadores. Ahí también utilizo Writemonkey para tomar anotaciones en la reunión.
• En los proyectos grandes, que pueden llevar varias semanas de trabajo, escribo una especie de diario en el que voy relatando de forma informal lo que ha sucedido con respecto a ese proyecto durante el día. Es muy útil a la hora de revisar quién dijo qué cosa y cuándo, o qué se acordó en un momento dado. La estructura de ese diario no puede ser más sencilla: la fecha de la entrada y el texto que quiero incluir. Como he dicho, es completamente informal y normalmente lo hago al salir de la oficina, dictando al teléfono** lo que quiero incluir sin pararme demasiado en correcciones.
• Escribo textos para proyectos de investigación o borradores de informes que necesitan ser elaborados posteriormente. Normalmente no pasan de ser un par de párrafos pero me ayuda a arrancar sin tener que pararme a pensar en formatos no estilos.

Limitaciones del cuaderno

El cuaderno (al igual que los txt) tienen una limitación muy importante que no conviene olvidar. Tu puedes anotar infinitos datos que te pueden parecer interesantes para algún momento en el futuro, pero cualquier información que no pueda encontrarse cuando se necesite, es inútil. Muchas veces uno juraría que anotó tal o cual cosa mientras va pasando las páginas de su cuaderno sin encontrar nada. Este es el punto débil del romanticismo del cuaderno: la nula eficiencia organizativa. Afortunadamente, las tecnologías actuales nos han dado la solución para esto, como veremos más adelante.

Si tú utilizas cuaderno en tu día a día, quizá compartir tu forma de trabajo inspire a otros lectores, así que ¡comenta!

*: El término "mi cuaderno" no hace referencia a uno en concreto, sino al que uso habitualmente. Yo prefiero cuadernos sin pautas impresas (sin cuadrículas ni guiones). Hojas limpias dispuestas a ser rellenadas. Mi favorito: el Moleskine tamaño cuartilla que se abre como un libro (lo tienes en versión reportero pero a mí no me gusta tanto).

**: Tanto en iPhone como en Android, los teclados incluyen la opción de dictado (un icono representando a un micro chiquitito al lado de la barra de espacio). Es súper útil para ir anotando cosas según se te ocurren, si vas caminando o estás con las manos ocupadas. Lo importante es no perder la idea pensando "ya lo anotaré luego", porque eso no pasa. Creo, no estoy seguro, que el software que usa esta tecnología de dictado va aprendiendo poco a poco a reconocer nuestras palabras, de modo que cada vez escribe mejor lo que vamos narrando, pero no hay que confiarse y la revisión es siempre obligada. Otro pero importante es que requiere hablar como "a cámara lenta", así que a veces da un poco de vergüenza utilizarlo delante de personas, para qué nos vamos a engañar. Pero a parte de eso, es genial no tener que escribir, y ahorras un montón de tiempo.