Apps para tasadores: 06: Un presupuesto

No gastes tu dinero antes de ganarlo.
Thomas Jefferson (1743-1826). Político Estadounidense.

Si te fijas bien, al igual que cuando hablábamos del calendario, decíamos que introducir eventos sin más era una gestión pasiva del tiempo, introducir gastos (hacer un simple "Expense tracking"), como lo que nos permite hacer iXpenseit, es una gestión pasiva del dinero. Llevar un control de los gastos es bueno, pero te lleva a ver el cadáver una vez muerto. No te da herramientas para evitar el desastre. La gestión activa de tu dinero sí evita el muerto. Para eso necesitas planificar siempre según tus prioridades y presupuestar. Presupuestar es destinar recursos a esos objetivos. Es saber que el dinero que tienes, tiene un fin y cuánto de lejos estás de esa meta.

En términos cinéfilos, el "Expense Tracking" es CSI, donde hay una víctima y se empieza a ir hacia atrás para descubrir al asesino, mientras que el presupuesto es Minority Report, donde te adelantas al crimen.*

Para presupuestar, puedes utilizar una hoja de Excel. En una columna pon categorías de lo que quieres ahorrar (Regalo para mamá, coche, vacaciones, colegio niños, lo que sea), con la meta en cantidad a la que quieres llegar. Luego define una triple columna por cada mes: en la primera parte de la triple columna indica cuánto de lo que tienes vas a asignarle a cada categoría ese mes; en la del medio, cuánto llevas gastado en el presente mes en esa categoría y en la última, la diferencia (lo que asignaste más lo que tenías del mes anterior menos lo que te gastaste), cuanto llevas ahorrado (cuánto tienes disponible para gastar en esa categoría) hasta ese momento:

La idea es que lo que presupuestes cada mes (primera columna de cada triada mensual) no exceda tus ingresos del mes anterior. Si no, estarías presupuestando dinero que NO tienes (overbudget). Puedes hacerlo, pero esa cantidad que excedas debe restarse del dinero disponible el mes siguiente. En el fondo, estás presupuestando tu dinero futuro. Los recursos son limitados.

Como puedes ver en la imagen, el dinero asignado a cada categoría va aumentando cada mes (columna disponible) a medida que le asignas recursos. Así puedes medir tus ahorros. Esta es una gestión activa de tu dinero. Tú decides para qué sirve, no vas apagando incendios según salen.

Fácil, ¿no?

Pues no lo es. YNAB.

La teoría es muy fácil pero el día a día es muy complicado. Llevar esa hoja de gastos actualizada puede resultar más liante de lo que a primera vista puedes suponer. Y ser estricto con lo que tienes asignado para ese mes es aún más difícil. Afortunadamente, se puede remediar.

Me gasté 2.873 pesos de los 50.000 que tengo para bebidas.

Para presupuestar, yo utilizo YNAB**. YNAB (palabra formada por las siglas de "You Need A Budget", o "necesitas un presupuesto" en inglés), te permite presupuestar igual que esa hoja de cálculo pero llevando un control más completo y sin tener que soportar errores de cálculo. Tiene aplicación móvil de forma que puedes hacer "Expense tracking" instantáneamente y además, te permite medir en cada momento lo que te queda asignado en cada categoría, de forma que cuando gastas 2€ en una coca cola y lo asignas a la categoría "Bebidas", puedes ver cuánto más en esa categoría puedes gastarte en lo que queda de mes. Ahora, antes de comprar la coca cola, veo si tengo dinero presupuestado para ella. ¿Dejo de tomar la coca cola? A veces sí, pero si decido que no, que quiero la coca cola, YNAB me recuerda que es a costa de alguna otra de mis prioridades.

Además, como haces "Expense Tracking", puedes analizar tus gastos en una sección de Informes que te saca automáticamente, de forma que puedes entender mejor tus finanzas.

Un ejemplo de análisis de gastos de YNAB

Pero su verdadero valor radica en 4 reglas que tienes que seguir si quieres dominar tus finanzas realmente:

1. Asigna a cada dólar (o euro, o lo que sea) un trabajo. A cada uno sin excepción. Ésto te obliga a pensar en qué vas a destinar tu dinero este mes. Al principio cuesta. Luego se hace más fácil. La regla número 1 te obliga a pensar en tus prioridades y objetivos. Si para ti es prioritario comprar una casa, debes plantearlo así. Si es prioritario tener perro, tienes que abrir una categoría para ello. Quizá sea ahorrar, o tener una buena cobertura de salud. Abre la categoría y asígnale recursos. Al igual que en el calendario teníamos que asignar cada hora a lo que hacemos, aquí hay que asignar cada moneda (se trata de asignar recursos en ambos casos). Dedica un tiempo cada mes a ello. Al final se hace adictivo.
2. Ahorra para los contratiempos. Los imprevistos son eso, imprevistos. No se pueden preveer. Pero mejor si estás preparado. Esta regla es un seguro para ataques al corazón. De repente te empieza a doler una muela. Vas al dentista y, ups, 1.500 € de presupuesto. ¿De dónde los saco? De la categoría imprevistos. Está todo controlado.***
3. "Roll with the punches" (o encaja los golpes). Digamos que te gastaste en el cine 20 euros más de lo presupuestado. Es decir, estás gastando recursos de otra categoría. Te toca pensar de dónde los sacas para destinarlos a la categoría "Cine". Esta regla está diseñada porque el presupuesto está hecho para ti, no tú para el presupuesto. Esa peli es demasiado buena como para dejar de ir a verla. Aquí considera que tus prioridades han cambiado y a lo mejor, prefieres gastar 20 € menos en palomitas...
4. Presupuesta basándote en lo que ganaste el mes anterior. Nada de suponer cuánto vas a ingresar este mes. Así presupuestas con dinero que efectívamente tienes. Se realista. Nada de "me deben un bono que me pagarán dentro de 6 meses así que lo voy a meter aquí". No. Tus recursos son finitos. Adminístralos.

YNAB no es la aplicación. Como explican en su web (que yo recomiendo leer de arriba a abajo), no necesitas comprar su software para gestionar tu presupuesto. Basta un excel como el de arriba. YNAB es un método basado en esas cuatro reglas. Pruébalo y si te convence o crees que te puede ayudar, compra el software. Yo lo hice y me encanta. Me da control y recursos para mis prioridades, pero si eres ordenado, la hoja Excel es suficiente.

Si eres autónomo, te interesa doblemente. Por un lado para gestionar tus finanzas, por otro lado, para gestionar las de tu empresa. Y sí, eso te obliga a pensar el doble. Además de preguntarte por tus prioridades, debes establecer las de tu empresa. ¿Es prioritario contratar a alguien? ¿O lo es alquilar un local más grande? ¿Quiero entrar en este proyecto? YNAB tiene un par de planillas por defecto: una para finanzas personales y otra para pequeños negocios. Úsalas, pero modifícalas a tu gusto. Lo importante es que tú te sientas cómodo.

Limitaciones del presupuesto

El mayor inconveniente del sistema YNAB es lo que tardas en dominarlo. Al principio no entiendes bien lo que estás haciendo. Luego te van surgiendo dudas y finalmente vas comprendiendo poco a poco los conceptos. Pero cuando empiezas a ver que sabes en qué está tu dinero, para qué es y como responde a tus prioridades, simplemente duermes mejor. Por eso lo recomiendo. Paciencia. Acaba funcionando.

*El símil no es mío. Lo explica Jessie Mecham, fundador de YNAB, en su podcast número 199.
**Letra pequeña: YNAB, al contrario que el 99% de las aplicaciones que están en esta serie, es de pago. Hasta hace poco, un pago de unos 55 USD para toda la vida. Ahora han lanzado una versión nueva basada en la nube y cobran unos 50 USD por año (parecido al pricing de Dropbox, por ejemplo).
***Caso real...

Nota sobre las reglas: en el tiempo que va desde que comencé esta artículo hasta que lo terminé, YNAB cambió sus reglas, si bien en esencia siguen siendo las mismas. Las puedes revisar aquí (http://www.youneedabudget.com/blog/post/the-new-rules#When:22:06:00Z)