jueves, 25 de febrero de 2016

Apps para tasadores: 05: Un monedero.

¡Hay tantas cosas en la vida más importantes que el dinero! ¡Pero cuestan tanto!
Groucho Marx (1890-1977) Actor estadounidense.

Cuando me independicé y dejé la casa de mis padres, me las prometía muy felices. Ganaba bastante dinero (era la época buena), disponía de tiempo libre y me lo pasaba muy bien. Me busqué un pisito en el centro, creca de la zona del Bernabéu y empezó el baile. Pero no el baile al que yo estaba acostumbrado, con una copa en la mano y una chica enfrente. No. Empezó el baile de los números. De repente, no sólo no podía ahorrar, como antes que me sobraba el dinero, sino que además, gastaba más de lo que ganaba. Lo peor es que no sabía en qué.

Decidí anotar todos mis gastos. Al principio sólo los gordos (alquiler, gas, agua, gasolina, etc.) en mi cuaderno. No funcionaba. La información era imprecisa, faltaban algunas entradas y sobraban otras. De ahí pasé al Excel, pero pasaba igual, solo que no tenía que sumar manualmente. Con el auge de los smartphones y las aplicaciones que por aquel entonces estábamos descubriendo, me di cuenta que tenía que haber algo que me pudiera servir. Así que indagué en las tiendas de aplicaciones y resulta que había de todos los colores.

Tras muchas pruebas, yo compré iXpenseit, que no es más que un programa que registra tus gastos (en el mundillo "financioero-online", registrar los datos se conoce habitualmente como "expense tracking". El Académico sigue sufriendo...). En realidad tiene muchas más funciones, como presupuestos, control de ingresos, etc. Pero a mí me interesaba el control de gastos. Empecé a apuntar todos mis gastos (desde llenar el depósito a comprar un chicle). Lo bueno es que ahora podía hacerlo en el momento de la compra, rápidamente y sin necesidad de gastar una hora o dos al final del día apuntando cosas o intentando recordar, por lo que la información era mucho más precisa. Además el programa te permite exportar a Excel los resultados, de forma que puedes analizar tus gastos mensuales o anuales, incluso sacar gráficas, etc, etc.

Aún hoy utilizo iXpenseit. Con matices, pero ahí lo tengo. A pesar de sus defectos, como que no es multiplataforma y no se sincroniza en otros dispositivos o que es cero atractivo visualmente hablando, me sigue pareciendo un buen programa si lo único que quieres es anotar gastos. A mí me sirvió para localizar en qué se me iba el dinero (por si lo dudábais, era en el improductivo intento de ligarme a la chica con la que bailba a base de invitarla a todo lo que pedía y tras el fracaso, consolarme con los amigos a base de invitarles también por aquello de la camaradería post-alcoholica, claro) y a empezar a entender mejor el funcionamiento de mis finanzas personales. Pude analizar la mecánica de mis gastos y contrastarlos con mis ingresos, de forma que pude tomar decisiones para ajustar mi estilo de vida a mi situación económica real.

Creo que hay gente que a esto lo llama "madurar"...

Limitaciones de iXpenseit

1. No es multiplataforma.
Sólo está en iOS. Con eso está dicho todo. Hay otros programas como Money Control que sí lo son. Para anotar gastos te vale tenerlo en el iPhone sólo, pero si vas a analizar más en profundidad, vas a necesitar exportar datos, transformarlos en excel, etc. Esto es muy útil, pero requiere tiempo (si te preguntas por qué no uso Money Control en vez de iXpenseit es porque, honestamente, me da pereza. Lo entenderás mejor en el próximo post de la serie).

2. Introducción de datos
El método de introducción de gastos (cómo registras cada gasto que haces en términos de campos a completar) es bastante complejo, pero no por iXpenseit. Mi experiencia es que pasa lo mismo con cualquier programa dadas las opciones que generalmente te dan (usuario, cuenta, modo de pago, categorías, subcategorías...). Al final uno tiene que hacer un hábito que le lleva a definir un método propio. Mi método me costó varios meses definir y aún hoy hago alguna que otra modificación. Se complicó bastante cuando me casé y mi mujer y yo decidimos tener una cuenta en común y cada uno la suya propia. Creo que la forma de controlar tus gastos es muy personal y se tiene que adaptar a tus necesidades y a tu estilo de vida, pero como intuyo que algo de curiosidad debes tener (sino, ya me contarás que haces leyendo ésto) te cuento que, en esencia, funcionamos así:

    A. Sólo registramos entradas y salidas de dinero. Nada de fulano me debe tal así que lo apunto. No. O mejor dicho, te lo apuntas en otro sitio, que Fulano se va a olvidar seguro, pero no lo anotas aquí. También es necesario considerar de qué cuenta sale o entra el dinero, que nosotros tenemos ordenado así:

    - Yo tengo mi cuenta (a la que en un alarde de sofisticación llamo "Josito").
    - Mi mujer tiene la suya.
    - Los gastos de la cuenta común van a la cuenta llamada "Cuenta Común" (apuesto a que no lo hubieses adivinado nunca).
    - Si pago alguna vez con mi dinero algo que en realidad es para los dos, va a una cuenta que se llama "Bote Josito". Si ella es la que paga, va a la cuenta "Bote ella". Al final del mes se suman estas dos cuentas, se divide entre dos y la diferencia hasta esa cifra es lo que uno le debe al otro. Por ejemplo: digamos que voy a la compra y pago yo de mi cuenta 50.000 CLP (pesos chilenos). Lo anoto en la categoría de "compras de casa" (...) y le asigno la cuenta "Bote Josito". Supongamos que en ese mes no pago nada más y ella paga 20.000 CLP en otra cosa, que yo apunto en "Bote ella":

            Pagado por Josito: 50.000 CLP
            Pagado por ella: 20.000 CLP
            Total gastado Bote: 50.000 + 20.000 = 70.000 CLP
            Cada uno debió pagar: 70.000 / 2 = 35.000 CLP
            Ella le debe a Josito: 35.000 - 20.000 = 15.000 CLP

Así conseguimos que las cosas de casa sean compartidas independientemente de quién las pague. A nosotros nos funciona.

    B. Categorizamos los gastos. El programa te permite categorizar los gastos. Esto sí que es muy personal. Lo mejor que puedes hacer es ir haciendo prueba y error hasta que te sientas cómodo con tus categorías. No desesperes si en algún momento te das cuenta de que metes el mismo tipo de gasto en dos categorías distintas o que no estás incluyendo alguna. Te adelanto que pasa y te sigue pasando. Simplemente paciencia y ánimo.

3. Método pasivo.
Igual que con el calendario vimos que hay métodos pasivos y activos para gestionar el tiempo, con la gestión del dinero, el otro gran recurso finito, pasa lo mismo y el "expense tracking" es un método pasivo de gestión. Te limitas a anotar gastos una vez que el gasto está realizado y todos los análisis posteriores vienen derivados de hechos consumados. Así, simplemente reaccionas. No eres proactivo. En el fondo tú no controlas tus finanzas, sino que el día a día se impone y son ellas las que te controlan a ti. Eso en el campo de las finanzas personales, pero tú, como tasador, seguramente seas Profesional (en LATAM) o autónomo (en España), por lo que el control de las finanzas cobra mucha más importancia. A mí me costó mucho tiempo darme cuenta de esta realidad. Y me llevó mucho más tiempo controlar las finanzas activamente.

En el siguiente capítulo te cuento cómo lo hice...

lunes, 22 de febrero de 2016

Micropost: Calculadora para saber si es mejor alquilar o compra

En lo que se refiere a dinero y a propiedades inmobiliarias, una de las decisiones más importantes que vamos a tomar en nuestras vidas es si alquilar o comprar una casa. En realidad, responder a esta pregunta supone responder a otras muchas que podemos no percibir en un primer momento, pero hay que plantearse cosas como las siguientes:
  • ¿Cuánto tiempo quiero estar en esta casa?
  • ¿Cuánto podría ganar en otra inversión?
  • ¿Cuánto tengo que pagar de impuestos?
  • Y otras muchas más.
The New York Times (el Académico me disculpará, pero es que el periódico se llama así) ha  publicado en su web una calculadora para ayudarnos en la decisión. Está en dólares americanos pero es intrascendente para nuestros fines, y en inglés, pero a esta hora ya todos sois prácticamente bilingües. Yo la encuentro muy completa, pero añadiría una pregunta más: cuánto ganas. Hay una regla no escrita por ahí circulando que dice que, ya sea en renta o en hipoteca, uno no debería pagar más de un tercio de lo que gana en vivienda.

Podéis encontrar la calculadora en este enlace. Disfrutad.

jueves, 18 de febrero de 2016

Apps para tasadores: 04: Un almacén de información. Vivamos en las nubes.

"¿Internet? No estamos interesados en eso"
Bill Gates


Cuando hablamos de poder utilizar nuestras aplicaciones y nuestros archivos indiferentemente de la plataforma que tengamos, ya sea un smartphone, un ordenador o una tablet, de lo que estamos hablando realmente es de tener nuestro material en la nube. La nube es el nombre cursi que alguien utilizó para denominar los servidores de alta capacidad que compañías "muchimillonarias" tienen para que tú puedas utilizarlas via internet. Como esos servidores no los podemos ver (ni siquiera sabemos dónde están físicamente) y como lo de "servidores de compañías millonarias" suena "poco comercial", pues mejor lo llamamos la nube, que es todo mucho más bonito.

En esencia, estamos guardando nuestro material informático en el ordenador de un tercero mediante internet. Esto genera cierta incomodidad entre un grupo de usuarios que argumentan que se pierde seguridad al dejar tus archivos a un tercero. Yo creo que es al contrario. Las compañías que ofrecen servicios en la nube emplean a cientos de personas exclusivamente para evitar ataques cibernéticos. Yo, como auténtico garrulo informático que soy, no podría ni soñar con saber qué hacer si me entra un virus en el ordenador, imagínate con un ataque de un hacker de esos malos malísimos que quiere llevarse algo tan valioso como todas mis fotos de la playa. Se me revuelve el estómago sólo de pensarlo.

En realidad, hoy en día no es una opción utilizar la nube. Lo haces quieras o no. Tus correos de gmail o yahoo están en la nube, no en tu ordenador. Los datos de tu cuenta bancaria, si operas por internet, también. Escuece un poco que no nos hayan preguntado, pero es lo que hay. Yo llevo usando estos servicios un montón de tiempo (quizá más de 7 años). Nunca he tenido ningún problema que afectara la seguridad de mis datos y pienso seguir haciéndolo. Incluso creo, que a la larga, será la forma de trabajo por defecto.

Para explicar cómo le puede ayudar a un tasador la nube voy a poner el ejemplo de la primera vez que vi útil estas cosas. Fue iluminador. Yo había estado trabajando en casa de mis padres con un ordenador que tenía allí en una tasación, pero en un momento dado, no recuerdo por qué, tuve que marcharme al estudio. Pensé en acabar el informe allí pero las fotos las tenía en casa de mis padres. Llamé a mi madre, le pedí que encendiera el ordenador, que copiara las fotos en la carpeta de la nube y cuando aún no había acabado de hablar con ella, las fotos estaban en el estudio, en su carpeta, listas para usarse. Desde entonces, la información de los proyectos en los que trabajo (siempre y cuando no sean confidenciales, ya lo veremos) están en la nube.

Para nosotros, los tasadores, y en general para cualquier profesional, hay dos usos de la nube que encajan perfectamente en nuestra forma de trabajar: una estructura de carpetas y un almacén.

1. Dropbox. O la ubicuidad en una aplicación

La aplicación con la que mi madre me hizo llegar las fotos del informe aquel era Dropbox. Dropbox (dudo que alguien desconozca lo que es a estas alturas) es un servicio mediante el cual puedes sincronizar una carpeta y todo su contenido con todos aquellos ordenadores donde la tengas instalada. Replica tu estructura de carpetas y sus contenidos, de forma que hace intranscendente la máquina que uses. Si modificas un archivo, lo haces en todos los ordenadores. Si creas una carpeta, aparecerá allí donde vayas. Es como estar en todos lados a la vez (informáticamente hablando).

Por supuesto, hay versión móvil. Incluso, la aplicación de Dropbox para smartphones tiene algo que puede ser muy útil: te permite subir automáticamente las fotos a la nube. Esto es una ventaja para profesionales como nosotros que una gran parte del día nos lo pasamos en la carretera haciendo fotos a las propiedades que tenemos que valorar. Es llegar a la oficina y ahí están. Listas para utilizarlas, sin perder el tiempo con cables para traspasar archivos de la cámara al ordenador. La tecnologia es maravillosa.

Y hay versión web, por lo que si alguna vez utilizas un ordenador prestado, no hace falta que instales nada. Accede a su web, introduce tu contraseña y ahí están tus archivos.

Como tasador encuentro que es sumamente ventajoso poder tener tu información ordenada desde que la recibes. Ya hemos visto cómo las fotos de la propiedad pueden subirse automáticamente a su carpeta, pero puedes hacer lo mismo con un plano escaneado mediante smartphone, o con documentación legal por ejemplo. Una fotografía, un programa de escaneo digital para el teléfono tipo CamScannerScanner Pro y tu documento está listo en tu carpeta. Cuando llegas a la oficina, simplemente trabajas. La tecnología es maravillosa (¿lo he dicho ya?).

Si no te gusta Dropbox tienes servicios semejantes como Box, Google Drive o Sugarsync. Este último no copia estructuras de carpetas, sino que, de las que tú tienes ya en el ordenador, le dices que te sincronice esta, esa y aquella, y lo hace. Muy cómodo también.

2. Evernote. El almacén.

Evernote es una aplicación para almacenar notas. Una nota es cualquier cosa que no quieras perder. Desde un texto a una grabación de voz, pasando por imágenes o archivos. Evernote se estructura en libros de notas, que a su vez, pueden agruparse en pilas de notas. También puedes poner etiquetas a las notas de forma que estén relacionadas de alguna manera aunque no estén en el mismo contexto.

Como todo de lo que te estoy hablando en esta serie, está en múltiples plataformas, así que lo puedes tener en tu móvil o en tu tablet, de forma que cuando necesitas anotar algo, ahí lo tienes para no olvidarlo después.

He probado varios programas de captura de notas y Evernote es mi favorito, pero OneNote es otra magnífica opción. Da igual, pero al final necesitas uno de estos.

También guardo en Evernote todo lo referente a facturas, pagos de servicios etc. A nivel personal, tengo una carpeta para papelotes de casa (facturas de luz, gas, etc) que se quedan ahí guardadas, una carpeta de "médicos" con todo lo relativo a médicos, otra para el cole del peque, para el coche, etc. Te puedes preguntar que para qué guardar un recibo de la luz. Te puedo responder que alguna vez he tenido que buscarlo, y en vez de buscar en un cajón, abro mi evernote y ahí lo tenía. Maravilloso (insisto). O para guardar artículos de internet que me interesen utilizando su "Webclipper", que no es más que un "plug-in" que se instala en tu navegador colocando un botón con el icono de Evernote de forma que cuando lo pulsas, te guarda la web que tienes abierta en ese momento. Otro uso que hago de evernote es la capacidad para guardar audio. Funciona como una grabadora y el archivo te queda guardado en una nota. Ideal para grabar discursos o cosas así.

Al principio te vas a preguntar cuál es la diferencia entre Dropbox o Evernote, si ambos sirven para guardar cosas en la nube. Sobre esto hay mucha discusión. Yo utilizo Dropbox como una carpeta de ordenador. Evernote es un almacén. La capacidad de búsqueda es brutal, como he dicho. Si necesitas buscar el parte de la última vez que llevaste el coche al taller, tecleas "parte taller" y allí aparece. Incluso puede leer dentro de los documentos por si el archivo no tiene esas palabras. La información solo es útil cuando se necesita, no cuando se busca.

Aquí no me vale el papel y el lápiz. Lo siento, mi querido cuaderno, pero cada uno tiene una misión en la vida y ésta no es la tuya.

Limitaciones de la nube

A Dropbox no le pasa (todos estamos acostumbrados a guardar archivos en carpetas), pero el problema de Evernote es que la curva de aprendizaje es bastante más lenta que la de otros programas. No por el manejo en sí del mismo, lo que es sencillo, sino por verle la utilidad. A mí me costó. No entendía bien el funcionamiento ni qué ventajas tenía. Lo comprendí cuando empecé a invertir. Por inercia (y por darle una oportunidad a Evernote, la verdad), empecé a guardar todo lo relativo a mis inversiones en una carpeta de Evernote llamada (adivinad) "Inversiones", que derivó en varias subcarpetas, cada una con su nota (estimado hacker, no te molestes, no hay datos de cuentas corrientes ahí). Lo bueno es que al dedicarme a ello, simplemente abría Evernote y allí estaba todo lo que necesitaba. Realmente es muy útil manejar todos los documentos de un vistazo y tenerlo todo bien ordenado.

Otro problema que tiene la nube, que ya hemos tocado un poco, es que nosotros manejamos información confidencial. Yo creo que estos servicios son firmemente seguros (de hecho muchas empresas tienen contratados servicios de estos, para que veáis el alto grado de seguridad que se maneja) pero me ha pasado que un cliente ha pedido expresamente no utilizar estos servicios para guardar la información confidencial que nos daban. En ese caso, no queda más remedio que utilizar carpetas locales (no en la nube), de forma que el cliente quede satisfecho (al fin y al cabo, es su información, no la nuestra).

jueves, 11 de febrero de 2016

Apps para tasadores: 03: Un calendario (y un cronómetro)

It's a beautiful day
Don't let it get away
("Beautiful Day", canción de U2)



Dogma filosófico Jositiano: existen dos recursos finitos que estás condenado a gestionar: tiempo y dinero. Tu felicidad depende en gran medida de tu capacidad de gestionarlos.

Vamos a hablar de la gestión del tiempo, el más importsante de los dos, porque es irrecuperable. No sé... A mí me suena como algo importante, ¿no...? Del dinero ya hablaremos.

Para la gestión del tiempo, yo uso Google Calendar. En la oficina me obligan a usar Outlook, al que honestamente, no le veo ninguna ventaja y sí un millón de inconvenientes. En mi día a día, la página de Calendar está siempre abierta en mi ordenador, cumple al 100% con el hecho de estar disponible para cualquier plataforma (mi iPhone, iPad y ordenador están sincronizados) lo que me da la tranquilidad de saber que mis datos no se van a perder aunque me quede sin ordenador o pierda el teléfono y además, la forma de uso es de las más intuitivas que he visto en este tipo de aplicaciones, no sólo a la hora de introducir un nuevo evento, sino que también cuando se trata de repetir citas periódicas o eventos de más de un día de duración (otras aplicaciones hacen este tipo de operaciones de una forma tremendamente complicada o tienes que andar buscando la opción un buen rato).

Otra función que me encanta de Google Calendar es la de poder incorporar a tu calendario otros calendarios realizados por terceros. A mí me encanta el rugby y me gusta saber cuándo será el próximo partido de Copa de Europa, así que he incorporado este calendario al mío de forma que sé el día y la hora de la próxima melé. Incluso para trabajar (...) hay opciones interesantes (no sé qué puede haber más interesante que la Copa de Europa de Rugby) como calendario de festivos, calendarios para PYMES que te indican el siguiente impuesto a pagar o cuando realizar tal o cual papeleo, calendarios de series televisivas (perdón, estábamos hablando de trabajo), etc. Aquí también hay que indicar que Wunderlist (nuestra aplicación para la lista de tareas) te da la opción de crear un calendario con las fechas de vencimiento de tus tareas, de forma que las ves situadas en el momento que toca, lo que te puede ayudar a programarte mejor.

Y hablando de programarse...

El uso del calendario, está subestimado. Para la mayoría consiste en añadir una cita para tal o cual reunión o saber que el martes tienes médico. Esa es una forma pasiva de gestionar tu tiempo. Te han puesto una reunión tal día y ese día, a esa hora, no puedes hacer nada más. Siendo el tiempo el recurso más importante del que disponemos, la verdad es que tendemos a descuidarlo mucho. Un recurso tan importante merece ser gestionado activamente. Deberías ser tú el que tenga el día, o la semana, programado acorde a tus prioridades. Por que esta semana no se va a volver a repetir en la vida. Tu calendario debería quedar listo la semana anterior. Y eso significa colocar en cada fragmento de tiempo disponible aquella actividad a la que lo vas a dedicar. Si tienes dos proyectos abiertos, hay que saber cuándo vas a trabajar en uno y cuándo en otro. Así uno toma conciencia de la escasez de sus recursos y tiene más motivos para decir "no" a una reunión en la que no se nos ha perdido nada o para acudir a no sé qué evento que no nos sirve en absoluto. De esta forma, el calendario refleja tus prioridades y echándole un vistazo rápido, puedes planterte si realmente necesitas o quieres emplear tanto tiempo en una determinada cosa (recuerda que el tiempo es finito). Este momento, que estás empleando en leer este post, no lo puedes emplear en ninguna otra cosa y jamás lo recuperarás. Por cierto: gracias por dedicármelo. Dedica tiempo a lo que te importa. Te sorprenderás de que cuando piensas "mañana tendré tiempo para hacer tal cosa", en realidad, muchas veces no es así.

La programación semanal de tu tiempo es un método activo de gestión del mismo. Tú tomas responsabilidad sobre tu tiempo y empiezas a tomar decisiones, para lo que debes tener prioridades claras y definidas que deben responder a un plan previo, a unos objetivos y a unas metas que deberías tener definidos (de esto también hemos hablado ya en el blog (en definitiva, es responder a las preguntas: ¿qué necesito hacer esta semana? ¿Qué es importante sacar adelante? ¿Qué me va a beneficiar más? ¿Qué quiero hacer yo en la vida?).
Cuando empiezas con el hábito de la programación de la próxima semana, las primeras veces que te enfrentas al calendario vacío es normal encontrarse con la duda de cuánto tiempo asignar a cada tarea. Yo he encontrado tres herramientas que me ayudan a hacerlo de una forma quizá no totalmente precisa, pero suficiente para este propósito:
  • La experiencia. Uno sabe cuánto le va a llevar realizar la inspección de una determinada propiedad porque ya ha realizado unas cuantas. Si has realizado un determinado tipo de informe y sabes que te lleva una hora, una tarde o un día, también puedes reservar esa cantidad de tiempo en tu agenda. La experiencia es un buen aliado a la hora de definir tiempos.
  • La lista de tareas. La elaboración de un determinado informe o proyecto que tengas que abordar durante la próxima semana puede conllevar diversas subtareas. Ese desglose en Subtareas te puede dar una idea de lo mucho o poco que vas a tener que dedicar a ese proyecto en concreto. Hay tareas que se cumplen en un solo paso (llamar a Fulanito) pero las hay más complejas que requieren incluso de horas en distintos momentos de la semana para poder ser completadas.
  • Toggle (o cualquier cronómetro). Desde hace un tiempo me he vuelto un obseso de medir. Y este programa no hace más que eso: medir. Toggle no es más que una aplicación (también disponible en multiplataforma, incluso en web) que mide tiempos a cada una de tus tareas. Selecciona el proyecto en el que vas a trabajar y dale al "play". Un reloj empieza a contar hasta que le das a "stop" y deja de hacerlo. Además puedes añadir una descripción de la tarea. Por ejemplo, si estás en el proyecto A, puedes definir dentro de dicho proyecto que tuviste una reunión con el cliente, luego tuviste que hacer cierta investigación, realizar consultas a expertos, inspeccionar nosequé sitio y redactar el informe. Todo dentro de Proyecto A. Otra cosa que lo hace tremendamente útil es que no importa si llevas una hora trabajando en algo y te olvidaste de darle al "play". Dale en ese momento y dile a Toggle que en realidad, empezaste hace una hora. Toggle lo considera y tu registro queda completo.
Ahora ya tienes un dato empírico de lo que tardas en hacer las cosas.
Quizá puedas pensar que registrar todo lo que haces es un rollo macabeo que solo un friki como el que escribe el blog ese de tasadores puede hacer. Seguramente estés en lo cierto, pero cuando llega el final de la semana, activo Toggle y sacó un informe que me permite ver en qué he estado trabajando esa semana y por cuánto tiempo, en una interfaz gráfica sencillisima (rosca de colores). Revisando ese reporte, me he dado cuenta de algo de lo que no había sido consciente hasta entonces: durante la semana no soy capaz de trabajar mayoritariamente en más de tres proyectos. Dicho de otra manera: dedico la mayor parte de la semana a tres cosas como mucho. El resto es tiempo marginal. Aí que ahora me lo pienso mucho cuando digo "la semana que viene tendré tiempo para esto".
Por último, Toggle también te da la opción de facturar por hora y por cliente. Esto es bastante útil para autónomos o asalariados que cobren por minutas horarias (abogados, consultores, etc.). El problema es que es una opción de pago. A mí no me ha hecho falta, por lo que no la he comprado y no puedo daros ninguna opinión sobre ella, pero si lo necesitáis, también tenéis la opción de exportar los datos a un archivo de excel, desde donde seguro sí que vais a poder manejar la información.

Consejos sobre el calendario y la programación

Otra cosa que facilita la programación semanal es dejarla a medio hacer (sin que sirva de precedente, que a los profesionales no nos gusta dejar las cosas a medias). Me refiero a programar la semana hasta el miércoles solamente. Esto se puede hacer si, a pesar de todo lo anterior, no acabas de tener claro cómo va a ir la semana (porque no dependa de ti, por ejemplo, o porque un proyecto pueda derivar en otro). Es bueno empezar completando el lunes, martes y miércoles, dejando jueves y viernes a la espera de cómo se desarrollen los acontecimientos. Eso sí, el miércoles no te libras. Te toca completar el resto de la semana o el jueves vas a estar mareando la perdiz sin avanzar.
A parte de lo anterior, he encontrado muy útil crear cierta estructura en los nombres de los eventos. Por ejemplo, si me voy a reunir con fulano, del proyecto B, el nombre del evento que inserto en mi calendario es "Reunión Proyecto B con Fulano". Todas los eventos de mi calendario que implican una reunión empiezan con la palabra "Reunión". Las visitas a los edificios que tengo que tasar, igualmente, empiezan por la palabra "Visita", etc. Suena a peroguyo pero es importante que esto sea así. Además, en otro post veremos lo útil que esto puede llegar a ser cuando hagamos que internet haga cosas por nosotros.

Limitaciones del calendario

Por último, el calendario tiene una enorme limitación de la que hay que ser consciente para que pueda ser 100% útil. No sé si os habéis dado cuenta, pero el tiempo en el calendario (y algo me dice que en todo lo demás también) pasa al inexorable y constante ritmo de un segundo por segundo. Esto pasa bien termines tus tareas o no lo hagas. De hecho, muchas veces, tengo que terminar una cosa, entro en el espacio de tiempo reservado para otra y no puedo dejarlo porque tengo que terminar. Así que mi programación se va degradando hasta que me doy cuenta de que no he podido completar todo lo programado. Dos soluciones:

  • Si programas con antelación tus proyectos, la programación de la semana debería ser lo suficiente como para no llegar al punto de no poder dedicar tiempo a lo que habías decidido dedicarlo. Planea bien. Ayuda.
  • Hay una frase de una web de una de mis aplicaciones favoritas (de la que ya hablaremos más adelante en la serie) que dice "Roll with the punches", lo que podría traducirse como "encaja el golpe, acéptalo, adáptate y sigue adelante". Si necesitas reprogramar, reprograma, e intenta ser más estructo en tu tiempo dedicado o no vas a lograr lo que te habías propuesto esta semana.

Conviene recordar que el calendario está a tu servicio (en concreto al servicio de los objetivos que tú has determinado) y no al revés. Úsalo. No seas su esclavo.
Calculo que habrás tardado de 10 a 15 minutos en leer este artículo. ¿Sabes ya lo que vas a hacer a continuación?

jueves, 4 de febrero de 2016

Apps para tasadores: 02: Una lista de tareas

Una lista de tareas es algo fundamental para mí. Mi ego me impidió durante mucho tiempo reconocer algo que era obvio: tengo mala memoria. Tengo una memoria espantosa. Si la regalara no perdería nada. Y me empeñaba en recordar las cosas. "Mañana sin falta te hago eso". Y aún hoy debe estar esperando el pobre… Horrible.

Cuando uno maneja varios proyectos a la vez y cada uno conlleva un montón de obligaciones y cosas por hacer, tiene que ser muy ordenado para no pasar nada por alto o de lo contrario, los errores pueden ser monumentales.

De nuevo vale papel y lápiz para realizar esta labor. Mi cuaderno tiene varias hojas dedicadas a tareas. El papel es muy útil cuando estás trabajando en algo y alguien te pide alguna cosa que no puedes hacer en ese momento. Lo mejor: apuntarla en el papel y hacerlo cuando puedas.

En cuanto al formato digital, hay tropecientas aplicaciones de tareas por ahí que son perfectamente válidas pero yo prefiero Wunderlist. Es un organizador ultra sencillo (no sé si os habéis dado cuenta, pero la sencillez es primordial para mí), disponible en todas las plataformas (lo que también es fundamental) que tiene una curva de aprendizaje muy rápida y  es realmente eficaz haciendo lo que debe hacer: apuntar tareas pendientes y tacharlas cuando se hacen. Es tan sencillo que no he podido encontrar ningún link a una guía de uso para que os familiaricéis. Claro, que no necesita guía alguna. En cualquier caso, aunque voy a explicar el uso que hago (o que hacemos en el equipo) de esta aplicación, todo lo que sigue puede hacerse con lápiz y papel (y seguramente con otras aplicaciones semejantes).

Uso de Wunderlist

El valor de Wunderlist radica en su sencillez. Mientras otros programas se pierden en asignar categorías y subcategorías a las tareas, con prioridades, acciones, contextos o etiquetas, Wunderlist está organizado en una jerarquía de tres únicos escalones:
  • Listas de tareas
  • Tareas
  • Subtareas
Cuando tengo un proyecto nuevo, creo una lista (con un nombre tan original como "Proyecto A") y en ella incluyo todo lo referente a ese proyecto. Digamos que en el proyecto hay que tasar cuatro propiedades. Un listado de las tareas básicas de este proyecto (de esta lista de tareas) sería:
  • Reunión de partida
  • Propiedad 1
  • Propiedad 2
  • Propiedad 3
  • Propiedad 4
  • Revisión con el jefe
  • Presentación previa al cliente
  • Facturación
  • Pago del cliente
  • Envío de informes
Dentro de cada tarea se pueden crear sub tareas. Es muy útil por ejemplo dentro de cada tarea "Propiedad" incluir un listado así:
  • Visita
  • Cálculos
  • Informe
Según vas marcando Subtareas, la celda de la tarea se transforma en una barra de progreso que te permite seguir el progreso del proyecto de un vistazo rápido.


Además, Wunderlist permite el modo colaborativo, de forma que yo puedo invitar a una lista (a un proyecto) a un tasador o un compañero que utilice Wunderlist también y asignarle tareas. Por ejemplo:
  • Propiedad 1 > Fulano
  • Propiedad 2 > Josito


Aquí en Chile, y en general en todo el mundo, adoran la definición de responsabilidades. Con Wunderlist queda claro quién es el responsable de qué tarea, de forma que, a parte de poder exigir responsabilidades y siendo más positivo, también puedes ver qué miembro del equipo tiene más carga de trabajo, quién va a necesitar una mano o de quién depende el próximo paso que debas dar.

Además, como habéis visto en las imágenes, puedes asignarle fechas a cada tarea, de forma que si la entrega del proyecto es el día tal, lo marcas y todos los miembros del equipo involucrado son conscientes de esa fecha.

También resultan útiles las opciones de escribir notas en las tareas (por ejemplo, si hay algo que haga un tercero no incluido en el proyecto, anotarlo ahí, tipo: "Plano pendiente de Nicolás", o "Departamento de finanzas envió factura") y la posibilidad de subir archivos a cada tarea, por ejemplo, un contrato o una propuesta de servicios, de forma que queda ahí guardado y puede ser fácilmente consultado (todo esto siempre y cuando no se voilen las políticas de privacidad y manejo de información de vuestros clientes o de las empresas para las que trabajéis, claro).

Otra opción que encuentro maravillosa de Wunderlist es la que te permite añadir tareas sin necesidad de entrar en la propia aplicación, simplemente mandando un correo desde la dirección de mail que has utilizado para darte de alta a la dirección me@wunderlist.com. Esto, combinado  con alguna aplicación de automatización de tareas, que también veremos más adelante en la serie, facilita la posibilidad de capturar tareas de forma inmediata, según se nos van ocurriendo, sin perder nada por el camino.

Listas inteligentes

Wunderlist incorpora una serie de "listas inteligentes" que filtran las tareas atendiendo a un determinado criterio. Para mí las favoritas son:
  • Lista "Hoy", que te muestra las tareas que vencen en el día de (adivinad) hoy y aquellas que ya están vencidas
  • Lista "Esta semana",cuya función es, ¡sorpresa!, mostrarte las tareas que vencen o han vencido durante los próximos siete días. Yo utilizo estás dos listas para saber en todo momento lo que tengo pendiente y para planificar mi semana (de esto hablaremos en el próximo post de la serie: el calendario).
  • Lista "Bandeja de Entrada", que es la lista por defecto. Cuando mandáis una tarea por mail, aterrizan en esta lista. A partir de ahí las colocáis vostros donde queráis.
¿Os dáis cuenta? ¿Véis lo que se consigue con esta aplicación? Wunderlist pasa a convertirse en un auténtico "Workflow" que controla en todo momento el estado de cada proyecto y quién es responsable de qué cosa. Así, si un cliente me llama y me pregunta por la Propiedad 1, cuyo responsable es Fulano, no tengo que perder el tiempo porque puedo ver que Fulano ya ha realizado la visita, terminado los cálculos y está trabajando actualmente en el informe.

Limitaciones de la lista de tareas

El  principal problema de las listas de tareas es que suelen morir de éxito. Uno se acostumbra a apuntarlo todo, la lista se va llenando, e inevitablemente, de forma casi, inconsciente, uno se agobia por lo que tiene por delante y tiende a abandonarlas. Ser consciente de que hay cosas por hacer no nos gusta. Reconozcámoslo: cualquier "amenaza" a nuestra "libertad personal" nos toca las narices, y tener una lista con todas nuestras obligaciones… Como que no.
Una lista de tareas, igual que veremos con la gestión del tiempo o del dinero, debe ser gestionada activamente. Apuntar y tachar simplemente es una gestión pasiva. No hago nada para controlar mis obligaciones más que recordarlas cuando tengo que hacerlas y olvidarlas cuando están hechas (lo que no es poco). Una gestión activa de las tareas significa priorizar según tus objetivos, asignarles tiempo para ejecutarlas y, lo más difícil, ejecutarlas. Veremos más cuando hablemos del calendario.

¿Cómo gestionáis vosotros las tareas que tenéis por delante? ¿Qué programa utilizáis? ¿Sois más de lápiz y papel? ¡Comentad!

lunes, 1 de febrero de 2016

La tasación como commodity, o por qué surgen las tasaciones online

Commodity: bien basico utilizado en el comercio que es intercambiable por otros productos de mismo tipo. Son bienes que se utilizan principalmente como insumos en la producción de otros bienes o servicios de mayor valor agregado.
http://www.investopedia.com/terms/c/commodity.asp

Llevo ya algún tiempo dándole vueltas a la idea de escribir un post sobre las tasaciones online, sobre sus ventajas e inconvenientes, sobre aquello para lo que sirven y aquello para lo que no, etc. Es un tema recurrente en las preguntas que me hacéis o en vuestros comentarios y sin duda tiene su importancia. Pero he llegado a la conclusión de que no tiene sentido abrir un debate sobre lo buenas o lo malas que pueden ser estas tasaciones online, porque cada uno tiene su opinión. Reconozcamos que, a nosotros, los tasadores, la tasación online supone cierta amenaza a nuestra profesión que, por ahora, permanece protegida en gran medida por la ECO (en España), pero para las Empresas Tasadoras supone una fuente adicional de ingresos (y una menor dependencia de sus proveedores, los tasadores) y para los usuarios, los clientes finales, un acceso rápido a una opinión de valor.

Para mí, la verdadera pregunta es por qué tiene sentido este producto. Por qué surge.

A mi modo de ver, la respuesta es que la tasación por sí misma nunca ha tenido sentido si no es como medio para alcanzar otro fin mayor (la compra venta del activo, o la constitución de la garantía, o el reflejo en los libros contables, por ejemplo). La tasación se ha reducido a un simple análisis de datos, a un promedio de una serie de números. Esto ha sucedido porque, la matemática es objetiva, aséptica e indiscutible, proporcionando una base sólida sobre la que sustentar un dato. Ahora bien, el análisis de datos conlleva dos cosas:

1. Datos, que son o pueden ser fácilmente accesibles.
2. Análisis. Aquí está el problema, porque el análisis tiene siempre dos vertientes: la cuantitativa (el promedio matemático) y la cualitativa (la derivada de la experiencia y de las sensaciones que en el analista surgen como consecuencia de aquella), que es la que se tiende a olvidar o despreciar por no ser, o ser difícilmente, justificable.

El hecho de cómo la tasación se convierte en un mero análisis de datos se deduce del siguiente razonamiento:

Punto de partida: la valoración inmobiliaria.

La valoración de bienes raíces, o valoración inmobiliaria, podría dividirse fácilmente en dos partes, según mi opinión: la valoración de bienes residenciales y el resto.

La valoración residencial, que puede llegár a suponer el 80 o 90% del negocio de la industria (de nuevo según yo y sin más dato que el que me da mi dedo chupado alzado al viento), tiene a su vez dos grandes componentes: el 95% (dedo al aire de nuevo) es la tasación de residencia de tipo común (me refiero a casas, pisos y departamentos); el resto se trata de residencias no tan comunes (grandes mansiones, condominios de lujo, casas singulares y cosas así).

¿Quienes son los grandes clientes?

Los bancos. Porque al estar obligados por la ECO en España y los correspondientes órganos supervisores (superintendencias, bancos centrales, etc.) en otros países, requieren de una tasación regulada que sustente el valor hipotecado.

¿Qué requieren?

Capacidad para realizár muchas tasaciones. Capacidad para realizar volumen. Mucho, pronto y barato.

¿Cómo responden los proveedores?

Las Empresas Tasadoras se adaptan a lo que les piden sus clientes, lógicamente. Adelgazan el producto, y elaboran herramientas para poder gestionar grandes volúmenes de trabajo en poco tiempo. Los proveedores (los tasadores) también se adaptan y comienza a estandarizar textos, descripciones... En definitiva, se sacrifica el análisis en aras del resultado.

El negocio de la tasación pasa de estar basado en la calidad a estarlo en el volumen. Y una y otra cosa raramente se dan la mano (tan raro es que, cuando pasa, quien lo consigue sencillamente fulmina a sus competidores, cosa que, hasta donde yo sé, no ha ocurrido en este sector nuestro). No significa que las tasaciones estén mal hechas. La ECO también vela por unos mínimos que deben ser cumplidos. Pero hay que hacerlo rápidamente y eso significa no profundizar demasiado, dejar de lado el análisis cualitativo, porque es el menos justificable y basarlo todo en el cuantitativo.

¿Cuál es el resultado?

Que la tasación se convierte en una commodity. Un producto de primera necesidad (la de los bancos) que ya no puede (ni necesita) ser refinado, ni sofisticado, ni innovado*. Se convierte en algo generalizado y el valor añadido viene de quién puede entregar más informes realizados en el menor tiempo posible.

La descripción de la propiedad o de las calidades, el análisis urbano y arquitectónico que se pueda hacer, la crítica al diseño o cualquier otro factor que se detecte que puede afectar a la compra venta del inmueble residencial, pierde peso en el informe porque el cliente entiende que el mercado absorbe todo antes o después.

¿Y cómo surgen las tasaciones online?

Como resultado de este razonamiento. Si no hace falta análisis, si estamos hablando de promedios cuya homologación puede sistematizarse, una fórmula matemática ejecutada por un ordenador, que además es capaz de procesar muchísimos más datos de los que podremos analizar nosotros, siempre dará un valor más objetivo y fiable que la opinión de un tercero.

Pero...

Hay un matiz que nos sigue ayudando, que sigue dando valor a nuestro trabajo. De la misma forma que la subjetividad del informe no es bien recibida por nuestros clientes** (o no lo suficientemente valorada), es esa misma subjetividad la que hace que el banco o, incluso, la ley, no prescinda de nosotros. Al fin y al cabo, la tasación online depende de la subjetividad del dato aportado por el propio cliente. El cliente rara vez conoce con certeza la superficie de su propiedad y cualquier valoración subjetiva es asombrosamente mejor que la media del mercado (calidad, estado de conservación...), valoraciones que muchos programas online aún no se atreven a prescindir de ellos.


*: Si bien las Empresas tasadoras hacen grandes esfuerzos en la innovación de sistemas y manejos de datos, el informe de tación en sí no ha sufrido grandes modificaciones en los últimos 10-15 años. Siguen siendo prácticamente iguales en cuanto a su estructura.



**: No es cierto del todo que los clientes, generalmente los bancos, no valoren el análisis en su parte cualitativa. Especialmente aprecian la opinión del tasador en inmuebles particulares, aquellos que por sus características propias o de entorno requieren una mayor reflexión y explicación del valor, pero en cuanto al mercado generalista, seamos realistas, apenas se lee el informe (según mi experiencia).