Apps para tasadores: 03: Un calendario (y un cronómetro)

It's a beautiful day
Don't let it get away
("Beautiful Day", canción de U2)

Dogma filosófico Jositiano: existen dos recursos finitos que estás condenado a gestionar: tiempo y dinero. Tu felicidad depende en gran medida de tu capacidad de gestionarlos.

Vamos a hablar de la gestión del tiempo, el más importsante de los dos, porque es irrecuperable. No sé... A mí me suena como algo importante, ¿no...? Del dinero ya hablaremos.

Para la gestión del tiempo, yo uso Google Calendar. En la oficina me obligan a usar Outlook, al que honestamente, no le veo ninguna ventaja y sí un millón de inconvenientes. En mi día a día, la página de Calendar está siempre abierta en mi ordenador, cumple al 100% con el hecho de estar disponible para cualquier plataforma (mi iPhone, iPad y ordenador están sincronizados) lo que me da la tranquilidad de saber que mis datos no se van a perder aunque me quede sin ordenador o pierda el teléfono y además, la forma de uso es de las más intuitivas que he visto en este tipo de aplicaciones, no sólo a la hora de introducir un nuevo evento, sino que también cuando se trata de repetir citas periódicas o eventos de más de un día de duración (otras aplicaciones hacen este tipo de operaciones de una forma tremendamente complicada o tienes que andar buscando la opción un buen rato).

Otra función que me encanta de Google Calendar es la de poder incorporar a tu calendario otros calendarios realizados por terceros. A mí me encanta el rugby y me gusta saber cuándo será el próximo partido de Copa de Europa, así que he incorporado este calendario al mío de forma que sé el día y la hora de la próxima melé. Incluso para trabajar (...) hay opciones interesantes (no sé qué puede haber más interesante que la Copa de Europa de Rugby) como calendario de festivos, calendarios para PYMES que te indican el siguiente impuesto a pagar o cuando realizar tal o cual papeleo, calendarios de series televisivas (perdón, estábamos hablando de trabajo), etc. Aquí también hay que indicar que Wunderlist (nuestra aplicación para la lista de tareas) te da la opción de crear un calendario con las fechas de vencimiento de tus tareas, de forma que las ves situadas en el momento que toca, lo que te puede ayudar a programarte mejor.

Y hablando de programarse...

El uso del calendario, está subestimado. Para la mayoría consiste en añadir una cita para tal o cual reunión o saber que el martes tienes médico. Esa es una forma pasiva de gestionar tu tiempo. Te han puesto una reunión tal día y ese día, a esa hora, no puedes hacer nada más. Siendo el tiempo el recurso más importante del que disponemos, la verdad es que tendemos a descuidarlo mucho. Un recurso tan importante merece ser gestionado activamente. Deberías ser tú el que tenga el día, o la semana, programado acorde a tus prioridades. Por que esta semana no se va a volver a repetir en la vida. Tu calendario debería quedar listo la semana anterior. Y eso significa colocar en cada fragmento de tiempo disponible aquella actividad a la que lo vas a dedicar. Si tienes dos proyectos abiertos, hay que saber cuándo vas a trabajar en uno y cuándo en otro. Así uno toma conciencia de la escasez de sus recursos y tiene más motivos para decir "no" a una reunión en la que no se nos ha perdido nada o para acudir a no sé qué evento que no nos sirve en absoluto. De esta forma, el calendario refleja tus prioridades y echándole un vistazo rápido, puedes planterte si realmente necesitas o quieres emplear tanto tiempo en una determinada cosa (recuerda que el tiempo es finito). Este momento, que estás empleando en leer este post, no lo puedes emplear en ninguna otra cosa y jamás lo recuperarás. Por cierto: gracias por dedicármelo. Dedica tiempo a lo que te importa. Te sorprenderás de que cuando piensas "mañana tendré tiempo para hacer tal cosa", en realidad, muchas veces no es así.

La programación semanal de tu tiempo es un método activo de gestión del mismo. Tú tomas responsabilidad sobre tu tiempo y empiezas a tomar decisiones, para lo que debes tener prioridades claras y definidas que deben responder a un plan previo, a unos objetivos y a unas metas que deberías tener definidos (de esto también hemos hablado ya en el blog (en definitiva, es responder a las preguntas: ¿qué necesito hacer esta semana? ¿Qué es importante sacar adelante? ¿Qué me va a beneficiar más? ¿Qué quiero hacer yo en la vida?).

Cuando empiezas con el hábito de la programación de la próxima semana, las primeras veces que te enfrentas al calendario vacío es normal encontrarse con la duda de cuánto tiempo asignar a cada tarea. Yo he encontrado tres herramientas que me ayudan a hacerlo de una forma quizá no totalmente precisa, pero suficiente para este propósito:

• La experiencia. Uno sabe cuánto le va a llevar realizar la inspección de una determinada propiedad porque ya ha realizado unas cuantas. Si has realizado un determinado tipo de informe y sabes que te lleva una hora, una tarde o un día, también puedes reservar esa cantidad de tiempo en tu agenda. La experiencia es un buen aliado a la hora de definir tiempos.
• La lista de tareas. La elaboración de un determinado informe o proyecto que tengas que abordar durante la próxima semana puede conllevar diversas subtareas. Ese desglose en Subtareas te puede dar una idea de lo mucho o poco que vas a tener que dedicar a ese proyecto en concreto. Hay tareas que se cumplen en un solo paso (llamar a Fulanito) pero las hay más complejas que requieren incluso de horas en distintos momentos de la semana para poder ser completadas.
• Toggle (o cualquier cronómetro). Desde hace un tiempo me he vuelto un obseso de medir. Y este programa no hace más que eso: medir. Toggle no es más que una aplicación (también disponible en multiplataforma, incluso en web) que mide tiempos a cada una de tus tareas. Selecciona el proyecto en el que vas a trabajar y dale al "play". Un reloj empieza a contar hasta que le das a "stop" y deja de hacerlo. Además puedes añadir una descripción de la tarea. Por ejemplo, si estás en el proyecto A, puedes definir dentro de dicho proyecto que tuviste una reunión con el cliente, luego tuviste que hacer cierta investigación, realizar consultas a expertos, inspeccionar nosequé sitio y redactar el informe. Todo dentro de Proyecto A. Otra cosa que lo hace tremendamente útil es que no importa si llevas una hora trabajando en algo y te olvidaste de darle al "play". Dale en ese momento y dile a Toggle que en realidad, empezaste hace una hora. Toggle lo considera y tu registro queda completo.

Ahora ya tienes un dato empírico de lo que tardas en hacer las cosas.

Quizá puedas pensar que registrar todo lo que haces es un rollo macabeo que solo un friki como el que escribe el blog ese de tasadores puede hacer. Seguramente estés en lo cierto, pero cuando llega el final de la semana, activo Toggle y sacó un informe que me permite ver en qué he estado trabajando esa semana y por cuánto tiempo, en una interfaz gráfica sencillisima (rosca de colores). Revisando ese reporte, me he dado cuenta de algo de lo que no había sido consciente hasta entonces: durante la semana no soy capaz de trabajar mayoritariamente en más de tres proyectos. Dicho de otra manera: dedico la mayor parte de la semana a tres cosas como mucho. El resto es tiempo marginal. Aí que ahora me lo pienso mucho cuando digo "la semana que viene tendré tiempo para esto".

Por último, Toggle también te da la opción de facturar por hora y por cliente. Esto es bastante útil para autónomos o asalariados que cobren por minutas horarias (abogados, consultores, etc.). El problema es que es una opción de pago. A mí no me ha hecho falta, por lo que no la he comprado y no puedo daros ninguna opinión sobre ella, pero si lo necesitáis, también tenéis la opción de exportar los datos a un archivo de excel, desde donde seguro sí que vais a poder manejar la información.

Consejos sobre el calendario y la programación

Otra cosa que facilita la programación semanal es dejarla a medio hacer (sin que sirva de precedente, que a los profesionales no nos gusta dejar las cosas a medias). Me refiero a programar la semana hasta el miércoles solamente. Esto se puede hacer si, a pesar de todo lo anterior, no acabas de tener claro cómo va a ir la semana (porque no dependa de ti, por ejemplo, o porque un proyecto pueda derivar en otro). Es bueno empezar completando el lunes, martes y miércoles, dejando jueves y viernes a la espera de cómo se desarrollen los acontecimientos. Eso sí, el miércoles no te libras. Te toca completar el resto de la semana o el jueves vas a estar mareando la perdiz sin avanzar.

A parte de lo anterior, he encontrado muy útil crear cierta estructura en los nombres de los eventos. Por ejemplo, si me voy a reunir con fulano, del proyecto B, el nombre del evento que inserto en mi calendario es "Reunión Proyecto B con Fulano". Todas los eventos de mi calendario que implican una reunión empiezan con la palabra "Reunión". Las visitas a los edificios que tengo que tasar, igualmente, empiezan por la palabra "Visita", etc. Suena a peroguyo pero es importante que esto sea así. Además, en otro post veremos lo útil que esto puede llegar a ser cuando hagamos que internet haga cosas por nosotros.

Limitaciones del calendario

Por último, el calendario tiene una enorme limitación de la que hay que ser consciente para que pueda ser 100% útil. No sé si os habéis dado cuenta, pero el tiempo en el calendario (y algo me dice que en todo lo demás también) pasa al inexorable y constante ritmo de un segundo por segundo. Esto pasa bien termines tus tareas o no lo hagas. De hecho, muchas veces, tengo que terminar una cosa, entro en el espacio de tiempo reservado para otra y no puedo dejarlo porque tengo que terminar. Así que mi programación se va degradando hasta que me doy cuenta de que no he podido completar todo lo programado. Dos soluciones:

• Si programas con antelación tus proyectos, la programación de la semana debería ser lo suficiente como para no llegar al punto de no poder dedicar tiempo a lo que habías decidido dedicarlo. Planea bien. Ayuda.
• Hay una frase de una web de una de mis aplicaciones favoritas (de la que ya hablaremos más adelante en la serie) que dice "Roll with the punches", lo que podría traducirse como "encaja el golpe, acéptalo, adáptate y sigue adelante". Si necesitas reprogramar, reprograma, e intenta ser más estructo en tu tiempo dedicado o no vas a lograr lo que te habías propuesto esta semana.

Conviene recordar que el calendario está a tu servicio (en concreto al servicio de los objetivos que tú has determinado) y no al revés. Úsalo. No seas su esclavo.

Calculo que habrás tardado de 10 a 15 minutos en leer este artículo. ¿Sabes ya lo que vas a hacer a continuación?