Apps para tasadores: 04: Un almacén de información. Vivamos en las nubes.

"¿Internet? No estamos interesados en eso"

Bill Gates

Cuando hablamos de poder utilizar nuestras aplicaciones y nuestros archivos indiferentemente de la plataforma que tengamos, ya sea un smartphone, un ordenador o una tablet, de lo que estamos hablando realmente es de tener nuestro material en la nube. La nube es el nombre cursi que alguien utilizó para denominar los servidores de alta capacidad que compañías "muchimillonarias" tienen para que tú puedas utilizarlas via internet. Como esos servidores no los podemos ver (ni siquiera sabemos dónde están físicamente) y como lo de "servidores de compañías millonarias" suena "poco comercial", pues mejor lo llamamos la nube, que es todo mucho más bonito.

En esencia, estamos guardando nuestro material informático en el ordenador de un tercero mediante internet. Esto genera cierta incomodidad entre un grupo de usuarios que argumentan que se pierde seguridad al dejar tus archivos a un tercero. Yo creo que es al contrario. Las compañías que ofrecen servicios en la nube emplean a cientos de personas exclusivamente para evitar ataques cibernéticos. Yo, como auténtico garrulo informático que soy, no podría ni soñar con saber qué hacer si me entra un virus en el ordenador, imagínate con un ataque de un hacker de esos malos malísimos que quiere llevarse algo tan valioso como todas mis fotos de la playa. Se me revuelve el estómago sólo de pensarlo.

En realidad, hoy en día no es una opción utilizar la nube. Lo haces quieras o no. Tus correos de gmail o yahoo están en la nube, no en tu ordenador. Los datos de tu cuenta bancaria, si operas por internet, también. Escuece un poco que no nos hayan preguntado, pero es lo que hay. Yo llevo usando estos servicios un montón de tiempo (quizá más de 7 años). Nunca he tenido ningún problema que afectara la seguridad de mis datos y pienso seguir haciéndolo. Incluso creo, que a la larga, será la forma de trabajo por defecto.

Para explicar cómo le puede ayudar a un tasador la nube voy a poner el ejemplo de la primera vez que vi útil estas cosas. Fue iluminador. Yo había estado trabajando en casa de mis padres con un ordenador que tenía allí en una tasación, pero en un momento dado, no recuerdo por qué, tuve que marcharme al estudio. Pensé en acabar el informe allí pero las fotos las tenía en casa de mis padres. Llamé a mi madre, le pedí que encendiera el ordenador, que copiara las fotos en la carpeta de la nube y cuando aún no había acabado de hablar con ella, las fotos estaban en el estudio, en su carpeta, listas para usarse. Desde entonces, la información de los proyectos en los que trabajo (siempre y cuando no sean confidenciales, ya lo veremos) están en la nube.

Para nosotros, los tasadores, y en general para cualquier profesional, hay dos usos de la nube que encajan perfectamente en nuestra forma de trabajar: una estructura de carpetas y un almacén.

1. Dropbox. O la ubicuidad en una aplicación

La aplicación con la que mi madre me hizo llegar las fotos del informe aquel era Dropbox. Dropbox (dudo que alguien desconozca lo que es a estas alturas) es un servicio mediante el cual puedes sincronizar una carpeta y todo su contenido con todos aquellos ordenadores donde la tengas instalada. Replica tu estructura de carpetas y sus contenidos, de forma que hace intranscendente la máquina que uses. Si modificas un archivo, lo haces en todos los ordenadores. Si creas una carpeta, aparecerá allí donde vayas. Es como estar en todos lados a la vez (informáticamente hablando).

Por supuesto, hay versión móvil. Incluso, la aplicación de Dropbox para smartphones tiene algo que puede ser muy útil: te permite subir automáticamente las fotos a la nube. Esto es una ventaja para profesionales como nosotros que una gran parte del día nos lo pasamos en la carretera haciendo fotos a las propiedades que tenemos que valorar. Es llegar a la oficina y ahí están. Listas para utilizarlas, sin perder el tiempo con cables para traspasar archivos de la cámara al ordenador. La tecnologia es maravillosa.

Y hay versión web, por lo que si alguna vez utilizas un ordenador prestado, no hace falta que instales nada. Accede a su web, introduce tu contraseña y ahí están tus archivos.

Como tasador encuentro que es sumamente ventajoso poder tener tu información ordenada desde que la recibes. Ya hemos visto cómo las fotos de la propiedad pueden subirse automáticamente a su carpeta, pero puedes hacer lo mismo con un plano escaneado mediante smartphone, o con documentación legal por ejemplo. Una fotografía, un programa de escaneo digital para el teléfono tipo CamScanner o  Scanner Pro y tu documento está listo en tu carpeta. Cuando llegas a la oficina, simplemente trabajas. La tecnología es maravillosa (¿lo he dicho ya?).

Si no te gusta Dropbox tienes servicios semejantes como Box, Google Drive o Sugarsync. Este último no copia estructuras de carpetas, sino que, de las que tú tienes ya en el ordenador, le dices que te sincronice esta, esa y aquella, y lo hace. Muy cómodo también.

2. Evernote. El almacén.

Evernote es una aplicación para almacenar notas. Una nota es cualquier cosa que no quieras perder. Desde un texto a una grabación de voz, pasando por imágenes o archivos. Evernote se estructura en libros de notas, que a su vez, pueden agruparse en pilas de notas. También puedes poner etiquetas a las notas de forma que estén relacionadas de alguna manera aunque no estén en el mismo contexto.

Como todo de lo que te estoy hablando en esta serie, está en múltiples plataformas, así que lo puedes tener en tu móvil o en tu tablet, de forma que cuando necesitas anotar algo, ahí lo tienes para no olvidarlo después.

He probado varios programas de captura de notas y Evernote es mi favorito, pero OneNote es otra magnífica opción. Da igual, pero al final necesitas uno de estos.

También guardo en Evernote todo lo referente a facturas, pagos de servicios etc. A nivel personal, tengo una carpeta para papelotes de casa (facturas de luz, gas, etc) que se quedan ahí guardadas, una carpeta de "médicos" con todo lo relativo a médicos, otra para el cole del peque, para el coche, etc. Te puedes preguntar que para qué guardar un recibo de la luz. Te puedo responder que alguna vez he tenido que buscarlo, y en vez de buscar en un cajón, abro mi evernote y ahí lo tenía. Maravilloso (insisto). O para guardar artículos de internet que me interesen utilizando su "Webclipper", que no es más que un "plug-in" que se instala en tu navegador colocando un botón con el icono de Evernote de forma que cuando lo pulsas, te guarda la web que tienes abierta en ese momento. Otro uso que hago de evernote es la capacidad para guardar audio. Funciona como una grabadora y el archivo te queda guardado en una nota. Ideal para grabar discursos o cosas así.

Al principio te vas a preguntar cuál es la diferencia entre Dropbox o Evernote, si ambos sirven para guardar cosas en la nube. Sobre esto hay mucha discusión. Yo utilizo Dropbox como una carpeta de ordenador. Evernote es un almacén. La capacidad de búsqueda es brutal, como he dicho. Si necesitas buscar el parte de la última vez que llevaste el coche al taller, tecleas "parte taller" y allí aparece. Incluso puede leer dentro de los documentos por si el archivo no tiene esas palabras. La información solo es útil cuando se necesita, no cuando se busca.

Aquí no me vale el papel y el lápiz. Lo siento, mi querido cuaderno, pero cada uno tiene una misión en la vida y ésta no es la tuya.

Limitaciones de la nube

A Dropbox no le pasa (todos estamos acostumbrados a guardar archivos en carpetas), pero el problema de Evernote es que la curva de aprendizaje es bastante más lenta que la de otros programas. No por el manejo en sí del mismo, lo que es sencillo, sino por verle la utilidad. A mí me costó. No entendía bien el funcionamiento ni qué ventajas tenía. Lo comprendí cuando empecé a invertir. Por inercia (y por darle una oportunidad a Evernote, la verdad), empecé a guardar todo lo relativo a mis inversiones en una carpeta de Evernote llamada (adivinad) "Inversiones", que derivó en varias subcarpetas, cada una con su nota (estimado hacker, no te molestes, no hay datos de cuentas corrientes ahí). Lo bueno es que al dedicarme a ello, simplemente abría Evernote y allí estaba todo lo que necesitaba. Realmente es muy útil manejar todos los documentos de un vistazo y tenerlo todo bien ordenado.

Otro problema que tiene la nube, que ya hemos tocado un poco, es que nosotros manejamos información confidencial. Yo creo que estos servicios son firmemente seguros (de hecho muchas empresas tienen contratados servicios de estos, para que veáis el alto grado de seguridad que se maneja) pero me ha pasado que un cliente ha pedido expresamente no utilizar estos servicios para guardar la información confidencial que nos daban. En ese caso, no queda más remedio que utilizar carpetas locales (no en la nube), de forma que el cliente quede satisfecho (al fin y al cabo, es su información, no la nuestra).