Apps para tasadores: 02: Una lista de tareas

Una lista de tareas es algo fundamental para mí. Mi ego me impidió durante mucho tiempo reconocer algo que era obvio: tengo mala memoria. Tengo una memoria espantosa. Si la regalara no perdería nada. Y me empeñaba en recordar las cosas. "Mañana sin falta te hago eso". Y aún hoy debe estar esperando el pobre… Horrible.

Cuando uno maneja varios proyectos a la vez y cada uno conlleva un montón de obligaciones y cosas por hacer, tiene que ser muy ordenado para no pasar nada por alto o de lo contrario, los errores pueden ser monumentales.

De nuevo vale papel y lápiz para realizar esta labor. Mi cuaderno tiene varias hojas dedicadas a tareas. El papel es muy útil cuando estás trabajando en algo y alguien te pide alguna cosa que no puedes hacer en ese momento. Lo mejor: apuntarla en el papel y hacerlo cuando puedas.

En cuanto al formato digital, hay tropecientas aplicaciones de tareas por ahí que son perfectamente válidas pero yo prefiero Wunderlist. Es un organizador ultra sencillo (no sé si os habéis dado cuenta, pero la sencillez es primordial para mí), disponible en todas las plataformas (lo que también es fundamental) que tiene una curva de aprendizaje muy rápida y  es realmente eficaz haciendo lo que debe hacer: apuntar tareas pendientes y tacharlas cuando se hacen. Es tan sencillo que no he podido encontrar ningún link a una guía de uso para que os familiaricéis. Claro, que no necesita guía alguna. En cualquier caso, aunque voy a explicar el uso que hago (o que hacemos en el equipo) de esta aplicación, todo lo que sigue puede hacerse con lápiz y papel (y seguramente con otras aplicaciones semejantes).

Uso de Wunderlist

El valor de Wunderlist radica en su sencillez. Mientras otros programas se pierden en asignar categorías y subcategorías a las tareas, con prioridades, acciones, contextos o etiquetas, Wunderlist está organizado en una jerarquía de tres únicos escalones:

• Listas de tareas
• Tareas
• Subtareas

Cuando tengo un proyecto nuevo, creo una lista (con un nombre tan original como "Proyecto A") y en ella incluyo todo lo referente a ese proyecto. Digamos que en el proyecto hay que tasar cuatro propiedades. Un listado de las tareas básicas de este proyecto (de esta lista de tareas) sería:

• Reunión de partida
• Propiedad 1
• Propiedad 2
• Propiedad 3
• Propiedad 4
• Revisión con el jefe
• Presentación previa al cliente
• Facturación
• Pago del cliente
• Envío de informes

Dentro de cada tarea se pueden crear sub tareas. Es muy útil por ejemplo dentro de cada tarea "Propiedad" incluir un listado así:

• Visita
• Cálculos
• Informe

Según vas marcando Subtareas, la celda de la tarea se transforma en una barra de progreso que te permite seguir el progreso del proyecto de un vistazo rápido.

Además, Wunderlist permite el modo colaborativo, de forma que yo puedo invitar a una lista (a un proyecto) a un tasador o un compañero que utilice Wunderlist también y asignarle tareas. Por ejemplo:

• Propiedad 1 > Fulano
• Propiedad 2 > Josito

Aquí en Chile, y en general en todo el mundo, adoran la definición de responsabilidades. Con Wunderlist queda claro quién es el responsable de qué tarea, de forma que, a parte de poder exigir responsabilidades y siendo más positivo, también puedes ver qué miembro del equipo tiene más carga de trabajo, quién va a necesitar una mano o de quién depende el próximo paso que debas dar.

Además, como habéis visto en las imágenes, puedes asignarle fechas a cada tarea, de forma que si la entrega del proyecto es el día tal, lo marcas y todos los miembros del equipo involucrado son conscientes de esa fecha.

También resultan útiles las opciones de escribir notas en las tareas (por ejemplo, si hay algo que haga un tercero no incluido en el proyecto, anotarlo ahí, tipo: "Plano pendiente de Nicolás", o "Departamento de finanzas envió factura") y la posibilidad de subir archivos a cada tarea, por ejemplo, un contrato o una propuesta de servicios, de forma que queda ahí guardado y puede ser fácilmente consultado (todo esto siempre y cuando no se voilen las políticas de privacidad y manejo de información de vuestros clientes o de las empresas para las que trabajéis, claro).

Otra opción que encuentro maravillosa de Wunderlist es la que te permite añadir tareas sin necesidad de entrar en la propia aplicación, simplemente mandando un correo desde la dirección de mail que has utilizado para darte de alta a la dirección me@wunderlist.com. Esto, combinado  con alguna aplicación de automatización de tareas, que también veremos más adelante en la serie, facilita la posibilidad de capturar tareas de forma inmediata, según se nos van ocurriendo, sin perder nada por el camino.

Listas inteligentes

Wunderlist incorpora una serie de "listas inteligentes" que filtran las tareas atendiendo a un determinado criterio. Para mí las favoritas son:

• Lista "Hoy", que te muestra las tareas que vencen en el día de (adivinad) hoy y aquellas que ya están vencidas
• Lista "Esta semana",cuya función es, ¡sorpresa!, mostrarte las tareas que vencen o han vencido durante los próximos siete días. Yo utilizo estás dos listas para saber en todo momento lo que tengo pendiente y para planificar mi semana (de esto hablaremos en el próximo post de la serie: el calendario).
• Lista "Bandeja de Entrada", que es la lista por defecto. Cuando mandáis una tarea por mail, aterrizan en esta lista. A partir de ahí las colocáis vostros donde queráis.

¿Os dáis cuenta? ¿Véis lo que se consigue con esta aplicación? Wunderlist pasa a convertirse en un auténtico "Workflow" que controla en todo momento el estado de cada proyecto y quién es responsable de qué cosa. Así, si un cliente me llama y me pregunta por la Propiedad 1, cuyo responsable es Fulano, no tengo que perder el tiempo porque puedo ver que Fulano ya ha realizado la visita, terminado los cálculos y está trabajando actualmente en el informe.

Limitaciones de la lista de tareas

El  principal problema de las listas de tareas es que suelen morir de éxito. Uno se acostumbra a apuntarlo todo, la lista se va llenando, e inevitablemente, de forma casi, inconsciente, uno se agobia por lo que tiene por delante y tiende a abandonarlas. Ser consciente de que hay cosas por hacer no nos gusta. Reconozcámoslo: cualquier "amenaza" a nuestra "libertad personal" nos toca las narices, y tener una lista con todas nuestras obligaciones… Como que no.

Una lista de tareas, igual que veremos con la gestión del tiempo o del dinero, debe ser gestionada activamente. Apuntar y tachar simplemente es una gestión pasiva. No hago nada para controlar mis obligaciones más que recordarlas cuando tengo que hacerlas y olvidarlas cuando están hechas (lo que no es poco). Una gestión activa de las tareas significa priorizar según tus objetivos, asignarles tiempo para ejecutarlas y, lo más difícil, ejecutarlas. Veremos más cuando hablemos del calendario.

¿Cómo gestionáis vosotros las tareas que tenéis por delante? ¿Qué programa utilizáis? ¿Sois más de lápiz y papel? ¡Comentad!