Apps para tasadores: 07: Una buena calculadora. Excel

Con números se puede demostrar cualquier cosa.

Thomas Carlyle (1795-1881) Historiador, pensador y ensayista inglés. 

Excel es la versión sofisticada del cuaderno en lenguaje matemático. Una compañera mía de carrera y MBA dice que Excel es el programa que mueve el mundo. No le falta razón, pero hay pocos tasadores que sepan hacer un uso adecuado de Excel. En España cada Empresa Tasadora utiliza su propio programa de tasación que simplifica mucho la labor de introducción de datos y procesamiento de información, pero el problema es que nos acostumbramos a ello y no somos capaces de realizar un simple análisis más allá del programa de turno (y reconozcamos que a las personas que diseñan estos programas tampoco les interesa que vayamos más allá, al fin y al cabo, la tasación es un negocio de volumen). En América Latina estos programas aún están en desarrollo o tienen un bajo nivel de implantación y la herramienta a utilizar es el Excel. Saber qué hace y cómo lo hace es clave si quieres entregar un dato o un análisis correcto. Excel puede ayudarte a ratificar un valor de forma argumentada o a descartarlo. Es sorprendente la cantidad de datos implícitos que se esconden en un estudio de mercado, por muy simple que éste pueda ser y que a ti te pueden ayudar a entender mejor la propiedad que estás analizando o el trabajo que estás haciendo.

Hay cursos fantásticos de Excel por ahí que te pueden ayudar a sacarle el máximo provecho. Yo no he hecho ninguno de ellos y mi nivel de usuario es razonablemente elevado. Con esto quiero decir que este programa puede llegar a utilizarse con ciertas garantías simplemente con algo de dedicación y con muchísimo cuidado. Cada vez que me llegaba una hoja de cálculo, me metía a fondo a analizar hasta la última fórmula, a entender su funcionamiento y comprender sus resultados. Al final he acabado sabiendo lo suficiente como para definir hojas de cálculo para evaluaciones de proyectos, comparaciones de mercado, análisis de costos, seguimiento de obras o flujos de cajas entre otros, incluyendo gráficos y textos automáticos que incorporamos en los informes. Todo a base de prueba y error. Una y otra vez. Debo ser muy friki porque la verdad es que hasta me parece entretenido.

De todas formas, tengo una web de referencia: Excel Total. En esta página he encontrado resueltas todas las dudas que he ido encontrando a medida que diseñaba mis planillas. Incluso puedes bajarte fórmulas y macros de forma que gran parte del trabajo está hecho. Es genial. Otra opción es teclear directamente en Google la duda que tienes y te sale una lista de resultados de webs donde se resuelve. No hay excusas para no aprender.

Uso de Excel

Para el tasador, Excel (o cualquier hoja de càlculo) es una magnífica opción para alcanzar una opinión de valor cuando no tenemos acceso a alguno de los sofisticados (...) programas que utilizan las Empresas Tasadoras. Una buena planilla, revisada y sin errores, puede llevarte a una conclusión de valor argumentada y defendible, puede arrojarte gráficos que respalden tus argumentos y darte algunos textos predefinidos que te faciliten el montaje de tus informes. Por ejemplo:

- En análisis comparativo puedes hacer:

•  Que la homogneización que depende de factores numéricos (superficie, antigüedad, número de pisos, de ascensores, número de dormitorios, baños, etc.) sea automática y coherente con el resto de los comparables. También puedes controlar el rango de ajuste (+- 5, 10, 15%...). con esto ya te ahorras el 50% del trabajo de homogeneización como poco.
• Puedes obtener el nivel de homogeneización de cada referente, de forma que obtengas el porcentaje de ajuste de cada uno de ellos. Si defines a partir de qué porcentaje el comparable deja de ser similar a tu propiedad, puedes hacer incluso que te salga una alerta (por ejemplo: puedes definir que si un testigo es ajustado por encima del 20%, Excel te diga que lo sustituyas porque estás comparando peras con manzanas).
• Si haces un análisis de rentas de mercado en paralelo, Excel te puede estar dando en tiempo real el Cap Rate de mercado para transformar arriendos en datos de venta. Si sabes a qué Cap Rate se transan las propiedades en el sector, es un indicativo de cómo está el mercado o de si tu homologación está desvirtuada.

- En el análisis de reposición puedes automatizar la depreciación así como el valor según la tipología y la edad de la edificación.

- En el seguimiento de obras puedes hacer cosas tan útiles como detectar automáticamente retrasos en obra según la programación prevista. Incluso puedes saber cuánto exactamente va retrasada y qué día se terminará la obra de seguir el ritmo actual (en Chile según mi experiencia y un estudio realizado por nosotros, al menos el 80% de las obras analizadas estaban retratadas un promedio de un 20% sobre la programación original).

- Un análisis de flujos es prácticamente necesario hacerlo con Excel. Además de ratios de rentabilidad puedes hacer análisis de sensibilidad inmediatos (que se pueden exportar al informe) para ver cómo afectan las distintas variantes (entre ellas, la famosa tasa de descuento).

Normalmente, en el sector de la valoración se trabaja con Excel y con Word. Excel para realizar los cálculos y Word para plasmar el informe. Igual que me encanta Excel, tengo un montón de reservas con Word (ya os dije que prefiero los txt), pero es el estandar de mercado y hay que adaptarse a él. Narrative 1 exporta directamente los datos del Excel al Word, de forma que una vez definida una planilla en Excel, sólo tienes que cambiar los datos para obtnener un nuevo informe en Word. El problema es que Narrative 1 sólo se puede utlizar bajo licencia, que además resulta ser cara. 

Limitaciones de Excel

El tremendo problema con Excel no es de Excel, sino nuestro. Un error de teclado y todos los magníficos resultados y análisis que puedas obtener no valen un pimiento. Y cuando tienes cientos de inputs que meter, te aseguro que es sumamente fácil dejarte un cero o poner una coma en mala posición. Por ello, gran parte de los esfuerzos de los que diseñan este tipo de hojas (o diseñamos, cuando nos toca) se centra en la correcta entrada de datos. Uno de los métodos más comunes es el de doble entrada, de forma que la planilla te solicita meter el mismo dato dos veces de forma manual, de forma que si las dos entradas no coinciden exactamente, se levanta una alerta. Otra forma de verificar los datos es a través de la comprobación de los órdenes de magnitud de los resultados que obtienes, pero este método es menos fiable.

La probabilidad de error por entradas de datos en Excel se multiplica exponencialmente a medida  que se complejiza la hoja de datos. Además se hace cada vez más difícil detectar la fuente potencial de error. No digamos ya si el error viene en una fórmula, cosa que puede resultar bastante común por otra parte. Por ello, surgen programas en paralelo que minimizan esas posibilidades. Argus es un programa especializado en flujos de caja que soporta inumerables inputs y los combina de forma precisa arrojando resultados que son totalmente fidedignos al modelo empleado, pero la licencia de Argus es incluso más cara que la de Narrative 1.

Lo cierto es que no hay que olvidar que Excel no es más que una herramienta. Uno debe tener control sobre ella. Si en algún momento se tiene la sensación de que no se controla lo que se está haciendo o de que no se sabe qué se está entregando, lo mejor es dar un paso atrás y revisar los resultados. Al fin y al cabo, un cliente insatisfecho no le va a reclamar a Bill Gates, sino a ti.