Apps para tasadores: 08: Una coctelera: IF

Un cuaderno, una lista de tareas, un almacén, un calendario, etc. Quizá estaréis pensando que si os tenéis que poner a gestionar todas estas herramientas que el loco ese del blog está recomendando, no os va a quedar tiempo para poder hacer vuestro trabajo. Pues ¿sabéis qué os digo? Qué tenéis razón.

Uno coordina una visita para realizar una inspección. Se mueve hasta allá y ve la propiedad. Toma unas fotos y escribe unas notas rápidas en el cuaderno. Notas que querrá archivar. Vuelve a la oficina, descarga las fotos, ecribe la descripción del inmueble para que no se le olvide, levanta el plano, solicita la información necesaria al cliente... Y aún no hemos empezado el informe.

Y encima tenemos que anotar cosas en una lista y tacharlas, gestionar una agenda, guardar en un almacén...

¿O no? Y si fuera todo automático. Y si fuese así:

Te llega un encargo, que debe ser entregado el día X. Automáticamente aparece en tu calendario ese día como día de entrega (tú no has tenido que ponerlo) para que seas consciente de cuándo tienes que tener hecho el trabajo. Coordinas la visita para el día Y a la hora H y la pones en el calendario también. El día de la visita, sin tú tener que hacer nada, en tu Dropbox (o similar) se te ha creado una carpeta con el nombre de la propiedad que estás visitando y todas las fotos que vayas a hacer durante esa visita se guardan automáticamente en esa carpeta. Además, el día que te llegó el encargo se mandó un mail automático al cliente en el que se solicitaba la información requerida para este tipo de propiedad. Las notas de la visita se guardan en el almacén simplemente tomando una foto de la hoja de papel que utilizaste. Incluso, puedes tener lista en la autogenerada carpeta de la propiedad una breve descripción de la ciudad con datos obtenidos de Wikipedia. Por supuesto, en tu lista de tareas aparece automáticamente una con el nombre de esta propiedad en el apartado de "Informes a realizar" (por ejemplo).

Tú solo has recibido el encargo y hecho la llamada para coordinar la visita. El resto es automático. ¿Realidad o ficción?
 

Realidad. Para esto sirve la informática. IF (o IFTTT).

Ya lo he dicho en algún otro artículo. El 99% de los ordenadores del mundo están infrautilizados. La informática debería hacernos las cosas más sencillas a todos. ¿De qué sirve que tengas que escribir quinientas veces tu nombre cuando redactas mails si tu nombre no va a cambiar (presumiblemente) y el ordenador puede hacerlo por ti? ¿Tienes que mandar el mismo mail una y otra vez? ¿Necesitas tú mismo crear una carpeta por cada proyecto o algo o alguien lo puede hacer por ti?

Un día, no recuerdo cómo, descubrí IFTTT ("If This Then That" o "Si esto entonces aquello" traducido). Esta web (www.ifttt.com) relaciona distintos servicios (que ellos llaman "canales" y que equivalen a nuestras herramientas) de forma que una acción en uno de ellos provoca una reacción en otro.

• Si creo una entrada en el calendario que contenga la palabra "visita", que se cree una carpeta en Dropbox cuyo nombre sea lo que viene después de "visita".
• De la misma manera, que se me cree una tarea en Wunderlist o una libreta en Evernote.
• Si recibo un mail con la palabra "Encargo", que se mande otro mail cuyo texto contenga la lista de documentación requerida.
• Si recibo un documento llamado "Cosas interesantes" que me interesa leer y lo guardo en una carpeta llamada "Para leer", que se me genere una tarea que se llame "Leer documento Cosas Interesantes" que contenga dicho PDF.
• Si una tarea tiene fecha de entrega el día dd/mm/aaaa, que dicho día aparezca señalado en emi calendario.
• Si tal publicación o blog publica un artículo que contenga la palabra "tasación", guarda el artículo en evernote (o en Instapaper o donde sea).

Etc, etc, etc. Las posibilidades son infinitas. Cuando yo descubrí IFTTT (ahora se llama solo IF) había unos nuve o diez canales. Ahora hay un montón más. Algunos son geniales y otros no sé ni qué son. Muchos de ellos tienen que ver con la domótica ( lo que me parece muy interesante pero ahora mismo no me sirve de nada). Te invito a ver la lista de canales y que descubras aquellos que te pueden ser útiles. Y empieces a utilizarlos. Vas a descubrir un mundo de posibilidades fantástico. Y vas a ahorrarte un montón de tiempo.

Existen otros servicios similares como Zapier, pero son de pago. IF es gratuito y funciona sensacionalmente. Su uso (a base de "recetas") está ampliamente explicado en la web. Por ejemplo, este artículo es muy completo. Insisto, úsalo, comete errores y vuelve a empezar. Merece la pena.

Automatización 

IFTTT (o IF), es una herramienta de automatización. Relaciona servicios web. Hay otra rama de la automatización de la que ya os hablé hace un tiempo en este post, que trata de aquello que afecta a tu propia máquina. Ejecutar programas presionando una tecla o escribir textos enteros el doble de rápido gracias a atajos de escritura son sólo algunas posibilidades. Releed el artículo anterior y veréis que las posibilidades son inmensas. Se trata de domesticar tu máquina para que haga lo que quieras y no suceda al revés: que tú te acabas adaptando a lo que tu máquina puede hacer.